Chargée / Chargé d'accueil et de service à l'usager

Vos activités principales
Agent d’accueil polyvalent de la préfecture :
En rotation sur les postes d’accueil général et de standardistes
Standard :
accueillir et orienter les appels téléphoniques : mettre en relation avec les services de la préfecture et assurer le suivi fonctionnel de la prise en charge des usagers (agent occupé, interlocuteur absent) ;
traiter les demandes de renseignements, recherche de coordonnées ;
aider les usagers pour des formalités diverses (accompagnement Internet) ;
exploiter et mettre à jour un fond d'informations informatisé et varié sur l'organisation de la préfecture et, le cas échéant, des DDI (notamment annuaire et mise à jour intranet).
Accueil général :
accueillir et orienter les usagers se présentant à la préfecture
traiter les demandes de renseignements
accompagner les usagers dans leurs démarches administratives sur les sites du service publique dédiés
Accueil en directions départementales interministérielles (DDI) (10mn à pied de la Préfecture) et référent logistique de proximité au profit de la structure
Achats / logistique de proximité :
assurer, en lien avec le gestionnaire de proximité, les commandes de fournitures de bureau de la préfecture : recensement des besoins une fois par trimestre, pré-commande, réception et distribution ;
Courrier :
 Participe à la navette courrier inter sites en renfort de la cellule courrier en alternance avec les collègues du pôles
 Assurer les tâches dévolus au bureau courrier en l’absence de l’agent en charge habituellement, et quotidiennement à l’enregistrement des recommandés, et d’une partie des courriers réservés sur maarch pour maintien des compétences et de l’aisance sur le logiciel.
Votre environnement professionnel
• Activités du service
Service interministériel, au bénéfice des administrations territoriales de l’État, le Secrétariat général commun départemental (SGCD) de la Charente assure la gestion des fonctions et moyens mutualisés en matière budgétaire, d'achat public, d'affaires immobilières et logistiques, de numériques, de ressources humaines, de relations avec la médecine de prévention et de mise en œuvre des politiques d'action sociale au bénéfice des agents des entités contractantes.

Placé sous l’autorité d’une directrice, le Secrétariat général commun est composé de trois entités :
1. le service ressources humaines,
2. le service financier et immobilier,
3. le service numérique

• Composition et effectifs du service
Le pôle accueil et soutien est composé :
1 responsable de pôle
6 agents d’accueil polyvalents
Points accueil numérique : 1 service civique
1 gestionnaire de ressources

• Liaisons hiérarchiques
La responsable du pôle accueil et soutien du SGC
La cheffe du service financier et immobilier du SGC
Le directeur du SGC

• Liaisons fonctionnelles
Agents des directions de la préfecture, Cabinet du préfet, autres pôles du SGCD, directions départementales interministérielles, fournisseurs