Chargé(e) d'accueil
Référence : 2025-2112599
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Université de Valenciennes
L'université Polytechnique Hauts de France - Localisation : Valenciennes
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Entre 21900 et 24408 € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Grille indiciaire categorie C - IFSE 350 €
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Mission principale:
Au sein du Pole Formation Vie Etudiante, le/la Chargé/e d'accueil doit accueillir tous les publics en présentiel et via le standard téléphonique, donner une information de qualité, orienter les usagers (principalement des jeunes adultes) après analyse de leur besoin. Le chargé d’accueil est souvent le premier contact de l’étudiant avec l’université, il représente l’image de l’établissement auprès des usagers.
En complément, la gestion de plusieurs dossiers administratifs relatifs à divers services de la MSE est à assurer.
Missions ou activités spécifiques liées au poste :
- Accueil physique et téléphonique des usagers:
- Être le garant d’un accueil de qualité dans le cadre de Service Public+ : accueillir avec sourire et amabilité
- Filtrer l’entrée des visiteurs et les appels téléphoniques
- S'adapter aux publics de différentes nationalités et de cultures différentes, avoir des bases en anglais
- Information, renseignement du public:
- Renseigner et orienter l’usager, donner au moins une réponse de 1er niveau sur des problématiques (logement universitaire, restauration…) voire pointue sur la scolarité
- Présenter des documents d'information et de communication
- Gérer le planning de réservation des salles
- Animer le réseau des agents d’accueil
- Orientation du public:
- Orienter vers le bon interlocuteur, le bon service/ composante/ bâtiment
- Gestion de l’information et de la documentation:
- Vérifier la mise à jour des outils d’information (plaquettes, livrets, affichage MSE…)
- Mettre en place un partage d’informations avec les autres sites
- Gestion administrative:
- Participer activement à la chaîne d’inscription (juin à octobre), utilisation de l’outil Pégase
- Gérer les demandes d’intervention relatives à l’aménagement de la Maison des Services à l’Etudiant et les livraisons
- Gérer les remises de tickets de la billetterie étudiante
- Traiter les demandes simples des étudiants (réédition de carte d’étudiant, édition de certificat de scolarité…)
- Tenir le registre hygiène et Sécurité
- Suivre les contrats des étudiants vacataires
- Suivre le prêt de PC
- Prise en charge de dossiers administratifs
Poste ouvert aux personnels titulaires et contractuels:
Titulaires: IFSE Catégorie C, Groupe 1 d'un montant de 350 €
Contractuels: CDD d'1 an renouvelable; salaire mensuel brut entre 1825 € et 2034 € selon l'expérience professionnelle en lien avec le poste
Profil recherché
Compétences et connaissances souhaitées :
- Connaître l''organisation du système universitaire
- Connaître l’organisation et l’activité des services, des composantes de formation et de recherches
- Anglais B1
- Maîtriser des outils bureautiques
- Avoir des qualités d’expressions orale et écrite
- Savoir Adapter son comportement
- Connaître les techniques d''accueil et les règles de communication orale, écrite et téléphonique
Compétences comportementales :
- Qualités relationnelles
- Être curieux
- Disponible, rigoureux
- Sens du service au public
- Sens de l’écoute
- Capacité à travailler en équipe et en réseau
Diplôme, formation ou expérience requise :
Niveau BEP ou expérience professionnelle dans le domaine
Maîtrise de l'anglais indispensable
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Langues
- Anglais Maîtrise
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L'université Polytechnique Hauts-de-France accueille près de 13 000 étudiants et favorise la fertilisation croisée entre les sciences, les technologies, les humanités et propose des cursus pluridisciplinaires.
Aujourd’hui, l’établissement propose plus de 160 formations réparties au sein de trois établissements composants :
- l’Institut National des Sciences Appliquées Hauts-de-France (INSA HdF)
- l’Institut Universitaire de Technologie (IUT)
- l’Institut Sociétés et Humanités (ISH).
La recherche à l’Université Polytechnique Hauts-de-France se déploie sur 5 campus (Mont Houy, les Tertiales, Cambrai, Maubeuge, Arenberg) et se développe au sein de 8 laboratoires.
Descriptif du service
La Maison des Services à l’Étudiant (MSE) de l’UPHF, située à l’entrée A du campus Mont-Houy à Valenciennes, est un guichet centralisé d’accueil et d’accompagnement pour les étudiants.
Elle regroupe plusieurs services essentiels : la scolarité, le Bureau d’Aide à l’Insertion Professionnelle (BAIP), le service d’orientation, un centre de santé, un relais handicap et le bureau de vie étudiante.
La MSE joue un rôle stratégique dans l’accueil, notamment des étudiants internationaux, en les accompagnant pour les démarches administratives (inscription, logement, titre de séjour…).
Elle offre également un soutien social : des assistantes sociales y tiennent des permanences pour aider les étudiants en difficulté matérielle, administrative ou personnelle.
En résumé, la MSE est un point névralgique de la vie universitaire à l’UPHF, favorisant l’accompagnement, l’orientation et le bien-être des étudiants tout au long de leur parcours.
À propos de l'offre
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Site : Campus Mont Houy à Aulnoy-Lez Valenciennes
Date de prise de poste souhaitée : 02/02/2026
Quotité de travail : 100%
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Susceptible d'être vacant à partir du 01/01/2026
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
