Chargé(e) d'accueil-Assistant(e) services à la population - COMMUNE DE PLOEMEL

La Commune de Ploemel recherche sa ou son chargé.e d'accueil et d'assistant Service à la population.
Ploemel est une commune rurale dynamique de 3200 habitants et bénéficie d'une situation privilégiée à proximité des villes de Lorient et Auray, et d'un cadre de vie privilégié entre campagne et littoral.

*Accueil physique et téléphonique des usagers:
- Accueil de premier niveau pour orienter les usagers/partenaires vers les services;
-Recueillir, traiter et suivre les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service et de la collectivité ;

*Etat-civil:
-Accueillir et renseigner les usagers sur place ou par téléphone;
-Instruire et constituer les actes d'Etat-Civil (naissances, mariages, adoptions, décès, changement de prénom, ...);
-Délivrer les livrets de famille et assurer la tenue administrative des registres d'Etat-Civil; -Délivrance d'actes pour usagers et officiers publics;
-Préparer et suivre les dossiers de mariages et baptêmes civils;
-Enregistrer les PACS;
-Contrôler l'authenticité des documents reçus (légalisation de signature, délivrance d'actes);

* Cimetière:
-Contrôler et délivrer les diverses autorisations tant au service des pompes funèbres qu'aux agents chargés de la police du cimetière;
- Attribuer ou renouveler les concessions funéraires, mise à jour permanente du fichier informatisé;
- Reprises des concessions;
-S'assurer de la conformité du règlement du cimetière à la réglementation;
-Assure la gestion du cimetière et la mise à jour des informations sur le logiciel cimetière de France;

*Elections:
-Recevoir les inscriptions sur liste électorale;
-Radiations;
-Changements d'adresse;
-Gérer la révision de la liste avec la commission de contrôle;
-En lien avec la direction générale, assurer la préparation, l'organisation et la participation aux divers scrutins politiques et professionnels, suivre leur déroulement.

Secrétariat:
-Gestion du courrier/ des courriels « arrivée » (enregistrement et scan);
-Gestion de l'agenda du Maire ;
-Assurer le recensement citoyen et effectuer la déclaration trimestrielle;
-Mettre à jour et suivre l'affichage obligatoire (panneaux d'affichage mairie);
-Organiser les dépliants des présentoirs (informations pratiques et touristiques);
-Suivi du dossier des meublés de tourisme (outil web : déclaloc) avec l'office de tourisme
-Secrétariat divers;

*Vie associative:
-Référente technique de la commission Association (préparation des commissions et suivi- 2-3 réunions par an);
-Suivre le fichier des associations avec mise à jour permanente des données;
-Traiter les demandes des associations ;
-Etablir annuellement le calendrier des manifestations des associations locales;

*Missions secondaires/occasionnelles: travail en binôme avec l'agent d'accueil en charge de l'agence postale communale et remplacement en son absence.