Chargé(e) d'accueil et assistant(e) de gestion administrative - CENTRE MORBIHAN COMMUNAUTE

Au sein d'une équipe de 21 personnes et sous la responsabilité du responsable de service, vous aurez en charge l'accueil du pôle enfance jeunesse. Vous assisterez la direction de deux multi accueils dans des tâches administratives et assisterez les services du pôle dans le fonctionnement quotidien : multi accueils, relais petite enfance, lieu d'accueil enfants parents, service animation.

- Mission 1 : l'accueil des familles et des usagers des services. L'agent accueille la première demande des usagers au sein du service au téléphone ou physiquement, analyse la demande et y répond (prise de RDV, de message ou transfert de l'appel). L'agent informe sur les différents services présents au PEJ et oriente au besoin. Il représente l'image du service, de la collectivité et du service public.
- Mission 2 : assistant de gestion administratif. L'agent recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Il suit et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Il assure la régie des multi accueils. L'agent assiste les responsables : multi accueils de Locminé et Moréac prioritairement mais aussi le multi accueil de Saint Jean Brevelay, le RPE, le service animation et la responsable du service enfance dans l'organisation du travail et l'optimisation des places (multi accueil). Assure les travaux de secrétariat : frappe de courriers, création et mise en page de documents, mise sous pli, conception et mise en forme de supports, enregistrement et réponse courrier, saisie de compte rendu, suivi des dossiers et des conventions avec les partenaires... Il maitrise et est référent du logiciel professionnel (inscriptions, facturations, mailing) hors ALSH ainsi que les logiciels bureautiques. Il organise le classement et l'archivage des dossiers. Il suit et est le réfèrent des partenaires en lien avec le bon fonctionnement du bâtiment ( sécurité, ...). Il assure le lien avec l'entreprise de restauration (suivi des commandes, facturation...).
- Mission 3 : coordination. L'agent assure le lien entre le Pôle Enfance Jeunesse et les autres services de la collectivité. Il assure un rôle de lien et de coordination entre les professionnelles, les usagers et les partenaires. Il participe à la bonne cohésion de l'équipe de travail.
En lien avec la responsable du pôle social et les responsables de services, il coordonne la mise en ½uvre du projet de service et est facilitateur de la mise en ½uvre des actions transversales entre les 4 services.
L'agent répond aux besoins administratifs et de collaboration avec le pôle petite enfance de Saint Jean Brevelay lorsque cela est nécessaire.