Chargé(e) d'accueil et d'état civil - LANEUVEVILLE DEVANT NANCY

Profils recherchés
SAVOIRS ET SAVOIR FAIRE :

Maitriser les techniques de recueil, de traitement et de restitution de l'information
Maîtriser parfaitement la langue française, à l'écrit et à l'oral,
Maîtriser les techniques et outils de communication et de régulation,
Maîtriser les techniques de secrétariat (écriture abrégée, prise de notes...), les techniques rédactionnelles et de synthèse
Maîtriser la recherche documentaire, la rédaction de synthèse opérationnelle et le classement de documents,
Maîtriser la mise en place et le suivi de tableaux de bord pertinents et d'outils de planification et de suivi, savoir élaborer des indicateurs et critères, savoir présenter synthétiquement des données,
Maîtriser les techniques de classement, d'archivage et de recherche d'archives
Maîtriser les notions d'organisation et de gestion du temps
Maîtriser le fonctionnement des outils mis à disposition : ordinateur, internet, standard téléphonique, annuaires
Maîtriser le fonctionnement des instances et processus de décision de la collectivité
Connaître le fonctionnement, l'organisation, l'organigramme et les activités des services,
Connaître les réponses aux principales questions posées par le public en matière, d'élections, scolaires, d'informations générales sur la collectivité,
Maîtriser l'information générale relative à l'état civil, les règles communes à la rédaction des actes d'état civil, les procédures administratives de délivrance des actes, le cadre réglementaire en matière de nom de famille, le droit des personnes au travers des registres, les règles en matière de diffusion de documents administratifs,
Maîtriser les logiciels d'état civil,
Maîtriser les procédures relatives au mariage (formalités, publication des bans, mariage in extremis), le rôle du livret de famille, au PACS, baptêmes.

SAVOIR ÊTRE :
Être garant de l'image du service public et adopter un comportement irréprochable, tenue vestimentaire adaptée
Garantir l'image du service public,
Savoir écouter et comprendre les demandes,
Respecter les droits et devoirs du fonctionnaire et avoir le sens du service public
Être attaché à une grande discrétion professionnelle et appliquer le secret professionnel et le devoir de réserve
Faire preuve de polyvalence et de souplesse dans l'organisation et l'exécution du travail,
Être capable d'initiative et de réactivité dans la gestion des accueils,
Savoir s'exprimer dans un français oral et écrit irréprochable, tant sur la forme que sur le fond.
Gérer les situations de stress, savoir gérer une situation conflictuelle physique/téléphonique
Être curieux, s'intéresser aux activités des autres services, des autres collectivités, des secteurs similaires,
Savoir rendre compte de son travail et de l'avancement de ses dossiers, être transparent et sélectionner les informations utiles à diffuser, alerter son supérieur en cas de retard ou problème sous-jacent