Chargé.e d'accueil Point Info 14- France Services/ Assistant.e de direction
Référence : O014240910000519
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Structures de coopération territoriale
- Localisation : Évrecy
Partager la page
Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Au sein du Pôle Moyens généraux/Services à la population et sous la responsabilité hiérarchique de la DGA, le poste est décomposé comme suit:
Point info 14 / France Services (24/35ème) :
L'agent accompagne les usagers dans leurs démarches administratives.
Assistanat de direction (11/35ème) :
L'agent apporte une aide permanente à la direction générale en termes de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Missions point info 14/France Services
* Accueil physique et téléphonique des usagers
- Accueillir le public avec amabilité
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Réagir aux situations d'urgence avec pertinence
- Conserver objectivité et neutralité face aux situations
- S'adapter au public de cultures différentes
* Identification et qualification des demandes
- Assurer le premier niveau d'information des usagers et prendre en charge les demandes qui ne nécessitent pas de rendez-vous
- Gérer l'usage des postes informatiques en libre-service/accompagner les usagers si nécessaires
- Identifier la nature et le degré d'urgence de la demande
- Prise des rendez-vous pour l'agent référent France Services
- Renseigner les statistiques des activités du service
* Accompagnement dans les démarches administratives
- Intervenir auprès des organismes pour expliquer et clarifier la situation des personnes
- Aide à la réalisation des démarches administratives dématérialisées
Missions assistanat de direction :
* Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser la réception, diffusion, le classement et l'archivage dématérialisé des dossiers, courriers, conventions...
- Gestion du courrier entrant et sortant
* Préparation et suivi du conseil communautaire
- Mise en forme du rapport de présentation, envoi des convocations et documents.
- En lien avec la direction transmission aux différents services pour suite à donner.
- Mise en ligne du procès-verbal, de la liste des délibérations et les délibérations.
* Transmission des actes administratifs et réglementaire au contrôle de légalité en préfecture via ACTES (sauf actes RH),
* Organisation et planification des réunions
- Gérer le planning des réunions (conseils communautaire, commissions, conférences des maires, rencontres secrétaires de mairie, réunions diverses...).
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec la direction
- Respecter les délais de transmission des convocations et documents avant les réunions.
- Envoi des comptes rendus des diverses instances.
* Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
* Rappeler les informations importantes et transmettre des messages
Profil recherché
BTS assistant.e de direction impératif
Expérience exigée de 5 ans dans la FPT et dans l'accueil du public
Savoirs socioprofessionnels
* Techniques d'accueil, règles de communication
* Techniques de régulation
* Techniques de classement de documents dans un environnement dématérialisé
* Techniques de recherche d'information
* Techniques de gestion de planning
* Notion d'organisation et de gestion du temps de travail
* Fonctionnement des services de la collectivité
* Règles de l'expression orale et écrite de qualité
* Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
* Tableaux de bords et outils de planification et suivi
Savoirs généraux
* Organisation de l'établissement public
* Contexte et enjeux de la structure
* Fonctionnement et rôle des autres collectivités
* Organismes extérieurs en relation avec la collectivité
Savoir-être:
* Patient et à l'écoute
* Savoir travailler en équipe
* Faire preuve de capacités relationnelles et de communication
* Avoir le sens de l'organisation et des priorités
* Être réactif
* Être rigoureux et précis
* Respecter la confidentialité des informations des usagers
* Respecter les obligations de discrétion, de réserve et de neutralité
À propos de l'offre
-
Merci d'adresser votre lettre de motivation et votre CV à l'attention de Monsieur le Président à l'adresse mail suivante: candidature@vallees-orne-odon.fr
-
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 2ème classe
-
Art. L331-7 du code général de la fonction publique (recrutement dérogatoire des candidats reconnus travailleurs handicapés) - Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.
-
Vacant à partir du 01/11/2024
-
Assistante / Assistant de direction
