Chargé(e) de gestion administrative - secrétariat SDSO
Référence : MINT_BA031PNB-87941
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Ministère de l'Intérieur
- Localisation : DIPN 31 / SDSO / secrétariat
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Oui
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Groupe RIFSEEP : 2
Vos activités principales :
Traitement du courrier: réceptionner, trier, enregistrer diffuser le courrier aux différents services ou unités du SDSO - enregistrer le courrier du service (logiciel ALICE) ;
Travail bureautique: produire des documents administratifs, présenter des données sous word, excel, open office - gérer l'ensemble des absences et congés du personnel du service (GesTT) - gérer les activités du service et les contrôler (MCPN) - gérer les dossiers sous CHORUS DT (rôle d'Assist) - assurer la reproduction et la diffusion de documents ;
Traitement de la messagerie Pablo: envois et réponses à effectuer, recherches, restitutions et classement de l'information ;
Accueil: recevoir et orienter les visiteurs - assurer l'accueil téléphonique, orienter les correspondants et transmettre les messages ;
Suivi administratif: traiter les informations selon les procédures administratives - établir des tableaux de suivi ou de statistiques liés à l'activité du service - assurer le suivi administratif d'événements ou de dossiers (entretiens professionnels - SHR syndicats, plan de rappel, TISSEO,...) ;
Archivage de documents: trier et classer les documents - assurer le tri, l'élimination et le versement des dossiers aux archives.
Votre environnement professionnel :
Activités du service
Sous l’autorité du directeur interdépartemental de la police nationale et de son adjoint, le Service Départemental de Soutien Opérationnel assure la gestion, des personnels, du budget de fonctionnement, des marchés publics, de la logistique, de l’immobilier, des moyens mobiles, de l’armurerie centrale, de la prévention, du contrôle interne financier et maîtrise de risques.
Le secrétariat SDSO gère le courrier arrivant au SDSO, effectue les envois par messagerie pour le service. Il effectue les recherches nécessaires au chef de service et adjoints concernant l'activité de la DIPN31. En outre, sur le plan des ressources humaines de proximité, le secrétariat gère les congés et les demandes de formation des agents du SDSO.
Composition et effectifs du service
SDSO : 85 agents, attachés, SA, AA, AT, CEA, CST, contractuel
secrétariat : 1SA + 1AA
Liaisons hiérarchiques
Chefs du SDSO
Liaisons fonctionnelles
Chefs de service, chefs de bureau, SGAMI Sud, DNSP, DRHFS, autres services de la police nationale
Profil recherché
Compétences principales :
Connaissances techniques
Avoir des compétences en informatique/bureautique : niveau pratique requis
Connaître l'environnement professionnel : niveau pratique requis
Savoir-faire
Avoir l'esprit de synthèse : niveau maîtrise requis
Savoir rédiger : niveau maîtrise requis
Savoir s'organiser : niveau maîtrise requis
Savoir-être
Savoir accueillir : niveau maîtrise requis
Savoir s'adapter : niveau pratique requis
Avoir le sens des relations humaines : niveau pratique requis
Éléments de candidature
Personnes à contacter
À propos de l'offre
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Emploi fonctionnel (codification RMFP pour publication) :
SECRETAIRE
Code fiche de l’emploi type 1 (RMFP) : ERUSA010
Adresse du service :
DIPN31/SDSO/Secrétariat
23, boulevard de l'Embouchure 31066 Toulouse cedex 06 -
Durée attendue sur le poste : 3 ans
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
Réactivité, organisation et méthodologie, bonne connaissance des services, sens du relationnel et de l'accueil (physique et téléphonique).
Connaissance des logiciels ALICE (courrier) et GESTT (gestion du temps de travail).
Régime hebdomadaire 40h30 générant 25 CA et 29 RTT - horaires variables
Vos perspectives :
Ce poste permet d’acquérir de nombreuses compétences transverses qui pourront être valorisées dans le cadre d’une mobilité interne ou externe.
Qui contacter : dipn31-so-rh-mobilité@interieur.gouv.fr ou dipn31-mobmi@interieur.gouv.fr
Tel : 05-36-25-91-19 ou au 05-36-25-91-23
Liste des pièces requises pour déposer une candidature :Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :
Personnels du ministère de l'Intérieur
http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/formulaire_Mobilit%C3%A9_VF_pdf_MODIFIABLE-1.pdf
Personnels externes
http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/formulaire_Mobilit%C3%A9_VF_pdf_MODIFIABLE-1.pdf
Date limite de dépôt des candidatures : 31/12/2024 -
Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984) : 2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4).
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Vacant à partir du 01/01/2025
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Secrétaire
