Chargé(e) de l'évènementiel

Au sein de la Direction de l'action européenne et internationale (DAEI), le bureau Stratégie et affaires générales (SAG) a pour mission d'assurer le pilotage stratégique des ressources allouées à la DAEI. Il doit apporter une vision globale et prospective de ces ressources et s'assurer de leur utilisation efficiente pour servir les priorités fixées, y compris lors des évènements internationaux qui relèvent de la compétence de la DAEI.

En tant que chargé(e) de l'évènementiel, vous interviendrez sur les évènements internationaux auxquels participe la DAEI (notamment les COP Climat et Biodiversité), mais aussi sur l'ensemble des évènements permettant à la DAEI de favoriser les coopérations bilatérales et de développer les relations partenariales (accueil de délégations étrangères et évènements impliquant le réseau européen et international de la DAEI). Dans ce cadre, vous serez amené(e) à assurer l'organisation matérielle des évènements internationaux et à apporter votre expertise en matière d'organisation et de protocole pour les évènements liés à la coopération bilatérale afin de garantir un déroulement optimal de ces séquences.

A ce titre, en lien avec les 3 sous-directions de la DAEI, vous serez chargé(e) de :
- Identifier les besoins pour chaque évènement ainsi que les ressources humaines et budgétaires associées
- Etablir les retroplannings et les échéances à respecter
- Définir les besoins matériels (espaces de travail, hébergement, transport, restauration, cadeaux protocolaires). Ces besoins concernent, pour les COP, les équipes de négociateurs composant la délégation française et, pour la coopération bilatérale, la délégation et la sous-direction pilote de l'évènement
- Contribuer à l'identification des prestations et des prestataires les plus adaptés pour répondre aux besoins, dans le respect des règles de la commande publique
- Expertiser les contrats avec les prestataires
- Assurer le suivi budgétaire pour garantir le respect de l'enveloppe allouée, en lien avec le chargé de mission budgétaire du bureau
- Veiller à la bonne valorisation des évènements, en lien avec la chargée de mission stratégie et valorisation du bureau
- Planifier le déroulement du jour J sur le volet organisation matérielle
- Coordonner l'action des différentes parties prenantes, et ce, en lien avec le ministère de l'Europe et des affaires étrangères (MEAE) pour les évènements internationaux
- Assurer, le cas échéant, la coordination des différents intervenants logistiques sur place le jour J
- Contribuer à l'accueil des ministres et hautes autorités en lien avec leurs cabinets respectifs
- Apporter une expertise sur toute question d?ordre protocolaire

Outre les relations étroites avec les 3 sous-directions de la DAEI, vous travaillerez avec la Direction de la communication du ministère ainsi qu'avec d'autres ministères impliqués dans ces évènements, en particulier le MEAE et l'ambassade de France du pays hôte de l'évènement.