Chargé(e) de mission d'administration et de gestion au Haut conseil pour le climat (HCC)

Placé(e) sous l’autorité de la directrice, en lien avec le directeur adjoint, vous aurez pour missions principales de :

·         Assurer l’interface avec les services supports du Haut-commissariat à la stratégie et au plan (HCSP) ou des Services du Premier ministre le cas échéant, et notamment avec le bureau des ressources humaines, le service logistique, le bureau des affaires financières et le service informatique.

·         Organiser les sessions du HCC au plan logistique en lien avec les services support, proposer une première rédaction des comptes rendus pour validation directrice et Président et assurer le suivi des relevés de décision correspondants.

·         Garantir la traçabilité de l’activité du HCC, et en particulier proposer une première rédaction des comptes rendus des réunions du Secrétariat (hebdomadaires, ou spécifiques).

·         Gérer la boîte mail du secrétariat du HCC, suivre les demandes de rendez-vous du Secrétariat et du Président du HCC (enregistrer, faire le suivi et répondre aux demandes).

·         Être garant de la procédure d’archivage du HCC (en particulier, être le référent archives des SPM pour le HCC), organiser avec les analystes l’archivage des références et des sources utilisées dans les rapports.

·         Alimenter et s’assurer du suivi des tableaux de bord et outils de suivi d’activité du Secrétariat.

·         Proposer les outils et indicateurs nécessaires au suivi de l’activité du Secrétariat.

·         En lien avec la directrice et le directeur adjoint, mettre en place et gérer des outils facilitant le travail collaboratif et le partage de documents et de données en toute transparence, traçabilité et confidentialité.

·         Assister la responsable de la communication dans ses différentes tâches administratives.

·         Assurer la logistique d’arrivée et de départ des agents permanents et temporaires du secrétariat.

·         Assurer la logistique liée aux déplacements, interventions, ou participation à des évènements, du secrétariat et du Président.