Chargé(e) de mission scolarité H/F

Au sein de la direction des études, la personne titulaire du poste est principalement responsable de l’organisation de la scolarité des 1re et 2e années du cycle ingénieur : construction et mise en œuvre des emplois du temps, organisation des examens (mi-parcours, session principale, rattrapage), collecte et diffusion des notes, relations avec les enseignants-chercheurs et les enseignants vacataires, pilotage de la réservation des salles, diffusion des informations relatives à la scolarité au sein de l’école et auprès des partenaires, réponses aux questions des élèves…
Elle travaille en binôme avec un autre chargé de mission scolarité, principalement en charge des 3e années, des mastères spécialisés de l’école et des masters partenaires. Le travail en équipe, la polyvalence et la vision large des sujets liés à la scolarité sont en effet indispensables pour assurer la continuité de service en cas d’imprévu, ainsi que le suivi des sujets transverses dans un environnement en évolution. Les deux chargés de mission scolarité sont appuyés au sein de la direction des études par une gestionnaire de scolarité, notamment s’agissant des relations avec les élèves (attestations, courriers officiels, suivi de la diplomation…).
La personne titulaire du poste acquière une vision d’ensemble de l’organisation et de la mise en œuvre opérationnelle de la scolarité (les aspects pédagogiques étant suivis par le directeur des études, son adjointe, l’équipe de coordinateurs d’enseignements et les enseignants-chercheurs). Elle contribue à la production de données à destination des instances de consultation. Elle assiste la direction des études dans le suivi administratif des enseignants, en lien avec les services RH.
Dans le cadre de l’organisation des examens, elle est responsable du recrutement, de la formation et de l’encadrement d’un réseau d’une dizaine de surveillants vacataires, intervenant lors des semaines d’examens ou des rattrapages (environ 12 semaines dans l’année).
La personne titulaire du poste participe enfin à la réflexion sur les outils et les processus liés à la gestion de la scolarité, en lien avec le responsable digital et qualité de l’école et l’ensemble de la direction des études, dans une préoccupation de fluidité des échanges et de qualité du service rendu.
Le titulaire du poste est en contact quotidien avec les élèves, les enseignants, les autres personnels de la direction des études, ainsi qu'avec les autres services de l'ENSAE (pôle vie étudiante, relations internationales, communication, stages) ou du groupe (services comptables et financiers, services RH), et ponctuellement avec les services homologues des écoles partenaires.