Chargé(e) de relation et de service à l'usager

Vos activités principales

Votre action intervient sur le périmètre « relation et service aux usagers » qui comporte plusieurs domaines d’intervention : le courrier, l’accueil téléphonique et l’accueil physique.
Vous évoluerez au sein d’une équipe composée de 4 gestionnaires (Catégorie C) et participerez, par roulement, aux missions des 3 pôles (courrier, accueil et standard).
Vous assurerez également en lien avec le Gestionnaire référent relation aux usagers, une veille sur les différentes procédures spécifiques au Pôle Usagers et contribuerez à la continuité du service et au maintien des labellisations Qual-e Pref, Service public +, Qualit-ATE
Soutiens ponctuels à l’unité logistique en cas d’évènements d’importance, de crise ou de difficultés particulières (à l’exclusion des travaux de premières interventions)
Missions  : gestionnaire courrier
Assurer l’enregistrement et le suivi du courrier et des mises à la signature par les services déconcentrés
Trier et affecter les courriers « ordinaire », « simple » et « réservé »
Traiter et affecter les recommandés à l’arrivée
Affranchir le courrier
Saisir le courrier « réservé » et « simple » dans l’application dédiée
Recevoir les actes des collectivités locales (mention de dépôt et retour aux collectivités)
Vérification de la forme et publication actes administratifs sur le logiciel RAA (Recueil des actes administratifs)
Orienter les messages reçus sur l’application télérecours et les messageries institutionnelles
Missions : agent d’accueil et d’information
Participer à l’accueil général du public au niveau du centre administratif Foch, et le cas échéant, apporter un soutien à l’accueil du public, au standard et pour le courrier au centre administratif de Bourran
Connaître les mission du Point d’accueil numérique et des services gestionnaires des titres afin de participer à la bonne orientation des usagers
Missions : standardiste

Accueillir et orienter les usagers du conseil départemental et de la préfecture de l’Aveyron et des DDI, en cohérence avec les informations du Serveur vocal interactif
Effectuer une veille opérationnelle (surveillance des dispositifs de communication et d’alerte notamment)
Tenir à jour la documentation nécessaire au bon fonctionnement du standard
Activités ponctuelles de soutien

Livraison des journaux à la Préfecture sur demande de l’unité logistique
Activités du service
Le service logistique assure :
l'accueil physique et téléphonique des usagers, la gestion du courrier ;
les achats de fournitures et de mobilier, la gestion des stocks, la coordination et le suivi de l'archivage ;
la gestion des parcs automobile des DDI ;
les interventions logistiques de premier niveau, la préparation des réceptions, la gestion des badges d’accès.
Il dispose d'équipes sur 2 sites (Centre Administratif Foch et Bourran)
GROUPE RIFSSEP : 1