Chargé(e) de relation et de service à l'usager
Référence : MINT_BA012ATC-102610
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Préfecture de l'Aveyron
- Localisation : Préfecture de l'Aveyron - Rodez
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Vos activités principales
Votre action intervient sur le périmètre « relation et service aux usagers » qui comporte plusieurs domaines d’intervention : le courrier, l’accueil téléphonique et l’accueil physique.
Vous évoluerez au sein d’une équipe composée de 4 gestionnaires (Catégorie C) et participerez, par roulement, aux missions des 3 pôles (courrier, accueil et standard).
Vous assurerez également en lien avec le Gestionnaire référent relation aux usagers, une veille sur les différentes procédures spécifiques au Pôle Usagers et contribuerez à la continuité du service et au maintien des labellisations Qual-e Pref, Service public +, Qualit-ATE
Soutiens ponctuels à l’unité logistique en cas d’évènements d’importance, de crise ou de difficultés particulières (à l’exclusion des travaux de premières interventions)
Missions : gestionnaire courrier
Assurer l’enregistrement et le suivi du courrier et des mises à la signature par les services déconcentrés
Trier et affecter les courriers « ordinaire », « simple » et « réservé »
Traiter et affecter les recommandés à l’arrivée
Affranchir le courrier
Saisir le courrier « réservé » et « simple » dans l’application dédiée
Recevoir les actes des collectivités locales (mention de dépôt et retour aux collectivités)
Vérification de la forme et publication actes administratifs sur le logiciel RAA (Recueil des actes administratifs)
Orienter les messages reçus sur l’application télérecours et les messageries institutionnelles
Missions : agent d’accueil et d’information
Participer à l’accueil général du public au niveau du centre administratif Foch, et le cas échéant, apporter un soutien à l’accueil du public, au standard et pour le courrier au centre administratif de Bourran
Connaître les mission du Point d’accueil numérique et des services gestionnaires des titres afin de participer à la bonne orientation des usagers
Missions : standardiste
Accueillir et orienter les usagers du conseil départemental et de la préfecture de l’Aveyron et des DDI, en cohérence avec les informations du Serveur vocal interactif
Effectuer une veille opérationnelle (surveillance des dispositifs de communication et d’alerte notamment)
Tenir à jour la documentation nécessaire au bon fonctionnement du standard
Activités ponctuelles de soutien
Livraison des journaux à la Préfecture sur demande de l’unité logistique
Activités du service
Le service logistique assure :
l'accueil physique et téléphonique des usagers, la gestion du courrier ;
les achats de fournitures et de mobilier, la gestion des stocks, la coordination et le suivi de l'archivage ;
la gestion des parcs automobile des DDI ;
les interventions logistiques de premier niveau, la préparation des réceptions, la gestion des badges d’accès.
Il dispose d'équipes sur 2 sites (Centre Administratif Foch et Bourran)
GROUPE RIFSSEP : 1
Profil recherché
Vos compétences principales mises en œuvre:
1/ Connaissances techniques
Connaître l'environnement professionnel - niveau maîtrise : requis
Avoir des compétences en informatique - bureautique - niveau maîtrise : requis
2/ Savoir-faire
Savoir travailler en équipe - niveau maîtrise : requis
Savoir Analyser - niveau maîtrise : requis
Savoir s'organiser - niveau maîtrise : requis
3/ Savoir-être :
Savoir s'adapter - niveau maîtrise : requis
Savoir s'exprimer oralement - niveau maîtrise : requis
Savoir communiquer - niveau maîtrise : requis
Éléments de candidature
Personnes à contacter
À propos de l'offre
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Votre environnement professionnel
Le secrétariat général commun départemental de l'Aveyron (SGCD), service déconcentré à vocation interministérielle, exerce ses missions au bénéfice des services de la préfecture de l’Aveyron et des deux directions départementales interministérielle (DDETSPP et DDT).
Il assure la gestion de fonctions et moyens mutualisés en matière budgétaire, d’achat public, d’affaires immobilières, de systèmes d’information et de communication, de logistique, de ressources humaines, de relation avec la médecine de prévention et de mise en œuvre des politiques sociales au bénéfice de la préfecture et des directions départementales interministérielles.
Un contrat de service précise les relations entre le SGCD et les structures bénéficiaires et les modalités de fonctionnement du SGCD.
Il comporte 4 services :
- le service interministériel départemental des systèmes d’information et de communication,
- le service en charge des ressources humaines et de l'action sociale,
- le service en charge des finances et de l'immobilier,
- le service en charge de la logistique.
Liaisons hiérarchiques
Sous l’autorité de la Cheffe de service, adjoint au chef de service, du référent du pôle relation aux usagers
Liaisons fonctionnelles
Agents et cadres du SCGD, agents des DDI, de la Préfecture et des Sous-préfectures
Tous chefs de service et agents des 3 structures -
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Traitement quotidien et en temps réel du courrier
Respect des délais et réactivité
Continuité de service à assurer
Travail en équipe
Astreinte standard, roulement établi par semestre avec les membres de l’astreinte
Le poste bénéficie d’une NBI à hauteur de 10 points. -
Article L332-2 du code général de la fonction publique (en l'absence de candidature d'agent fonctionnaire ayant une expertise / expérience adaptée)
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager