Chargé(e) des affaires liées à la représentation de l'État

GROUPE RIFSEEP : 3

Vos activités principales :
Le chargé des affaires liées à la représentation de l’État prépare les dossiers des autorités préfectorales en lien avec la section de la coordination administrative interministérielle. Il collabore avec l’ensemble des services de l’État dans le département. Il vérifie l’application du protocole, et assure la gestion des interventions et du courrier réservé. Au sein du bureau, il est associé au gestionnaire des affaires liées à la représentation de l’État en particulier pour l’exercice des missions « Élections et vie politique » et « Distinctions honorifiques ». 
1. Interventions et du courrier réservé 
- Transmettre les courriers et demandes intervention aux SCAI ;
- Préparer les réponses aux courriers et aux demandes d’intervention ; 

2. Événementiel (rendez-vous, visites, déplacements) 
- Chercher, recueillir et vérifier l’information pour chaque dossier à constituer ; 
- Mettre en forme les documents reçus ;
3. Inaugurations, cérémonies nationales et locales
- Appliquer les textes relatifs au protocole de l’État ;
- Mettre en œuvre le protocole de l’État pour les autorités ;
- Participer aux réunions préparatoires aux cérémonies ;
4. Élections et vie politique
- Participer à la préparation des élections ;
- Être l’interlocuteur de premier niveau auprès des élus (mail, téléphone) ;
5. Autres missions 
- Participer aux missions conséquentes et sensibles du cabinet : visites officielles, réunions, cérémonies, 
réceptions ; 

Votre environnement professionnel
 Activités du service :
Le cabinet, sous la direction d'un sous-préfet, directeur de cabinet, a pour mission d'animer et de coordonner l'action des services chargés de veiller au respect de l'ordre public, à la protection des personnes et des biens et de s'assurer de la cohérence des actions de communication. Il est composé du service des sécurités et du bureau du cabinet. 
Le cabinet assure la représentation de l’État auprès des élus, des médias et des représentants socio- économiques du département. Il organise également les déplacements officiels avec les cabinets ministériels dont il est le correspondant permanent. Il suit les affaires électorales, le traitement du courrier, l’instruction des distinctions honorifiques et le protocole. Le personnel affecté à la r

 Composition et effectifs du service :
Le cabinet du préfet : 26 agents et 2 alternants
Le bureau du cabinet : 3 cat A, 3 cat B, 8 cat C, 1 alternant

 Liaisons hiérarchiques :
Le directeur de cabinet, la cheffe du cabinet.
Liaisons fonctionnelles :
Services de la préfecture et des sous-préfectures, directions départementales interministérielle de l’État, partenaires
institutionnels, collectivités territoriales