Chargé(e) des évènements et de missions insa entreprises, assistant(e) de direction
Référence : 2024-1741824
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Institut National des Sciences Appliquées de Strasbourg
Institut National de Sciences Appliquées (INSA) - Localisation : INSA 24 Boulevard de la Victoire 67000 Strasbourg
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
-
Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Débutant
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Missions :
Au sein d’une équipe de 5 personnes (inclus la personne en cours de recrutement), la personne recrutée est chargée d’organiser les évènements insa entreprises du programme de reconnaissance (50%), de réaliser quelques missions ponctuelles (tenir à jour la base de données entreprises, enquêtes de satisfaction auprès de nos partenaires, autres missions) (20%) et d’assister le directeur de service insa entreprises (30%). Elle est sous la direction du directeur du service et peut travailler avec les autres collègues en fonction des missions.
Activités Principales
Gérer l’événementiel (Forum Alsacetech, Build2days, soirée grands partenaires, rencontres métiers, rencontres industrie et énergie, rencontres avec les partenaires Premium, ….)
• Préparation des évènements
• Communication sur les évènements
• Invitation des entreprises et des étudiants
• Organisation des évènements
• Logistique des évènements
• Rédaction d’un article avec des photos de l’évènement
• Réaliser les enquêtes de satisfaction
Réaliser certaines missions ponctuelles comme :
• Tenir à jour le fichier des partenaires de l’école : de la conception chaque début d’année, du classement grand partenaires à la mise à jour des contacts ainsi que l’intégration des différents fichiers de contacts du service
• Réaliser un suivi de satisfaction des partenaires de l’école
• Toutes autres missions pour assister le directeur du service
Assister le directeur du service
• Gérer le planning du directeur
• Préparer la salle pour les réunions (prévoir les cafés et eau pour les réunions, voir restauration)
• Archiver les dossiers dans le répertoire commun
• Accueil téléphonique et gestion des mails
• Rédiger les ordres de missions
• Rédiger les comptes rendus de certaines réunions
• Aider à la rédaction des conventions
• Bon de commandes et réservation de salles
• Accueil des entreprises pour le service
Profil recherché
Connaissances, savoirs :
• Connaissance et appétence pour l’enseignement supérieur, la formation et l’administration publique
Savoir-faire :
• Gestion de projets
• Réaliser une présentation via power-point
• Savoir utiliser les outils d’enquête
• Excellente maitrise des outils informatiques et collaboratifs : pack Office (en particulier Excel), Teams, et capacité à apprendre de nouveaux logiciels
• Bonnes capacités rédactionnelles
• Sens aigu de l'organisation
• Polyvalence
• Gestion budgétaire
• Goût pour le travail en équipe
• Savoir hiérarchiser et prioriser
• Savoir rédiger un compte-rendu
Savoir-être :
• Agilité
• Sens du relationnel
• Rigueur
• Organisé
• Adaptabilité
• Sens du travail en équipe
• Sens de la hiérarchie
• Autonomie
• Curiosité, bonne capacité d’observation, proactivité
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Langues
- Anglais Seuil
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L'Institut National de Sciences Appliquées (INSA) de Strasbourg est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel. Il accueille 2 000 étudiants ingénieurs et architectes dans ses locaux situés sur le campus de l’Esplanade.
Il emploie 270 agents titulaires et contractuels.
Ses missions sont :
• la formation initiale des ingénieurs et architectes, la recherche scientifique et technologique, la formation continue des ingénieurs et techniciens, la diffusion de la culture scientifique et technique.
L’INSA Strasbourg propose :
• 7 spécialités d’ingénieur : génie civil, topographie, génie électrique, génie mécanique, plasturgie, mécatronique, génie thermique, énergétique et environnement.
• 6 formations par apprentissage (FIP)
• 1 formation d’architecte
Il est labellisé HRS4R (stratégie européenne de ressources humaines pour les chercheurs).
L’INSA s’est doté d’un dispositif de lutte contre :
les risques psycho-sociaux
les violences les violences sexistes, sexuelles, homophobes ou transphobes des personnels et des apprenants.
L’école dispose d’un accès à la restauration collective du CROUS, aux bibliothèques universitaires et aux équipements sportifs.
Elle participe au financement des mobilités douces de ses personnels : transports collectifs et forfait mobilité durable (vélo, covoiturage, services de mobilité partagée...)
Les agents éligibles peuvent accéder au télétravail selon les règles fixées par les instances de l’école.
Descriptif du service
INSA Entreprises est le service chargé des relations entre l’école et les entreprises en lien avec les missions de l’INSA Strasbourg : la formation initiale, l’insertion professionnelle, mais aussi la recherche et la formation continue.
Ses missions sont :
• le suivi de l’insertion professionnelle et création d’un observatoire des métiers
• le développement des ressources propres de l’établissement (taxe d’apprentissage, partenariat, mécénat technologique ou compétences, etc.) ;
• l’appui à la formation en assurant le lien entre les plateformes de formation pédagogiques et les entreprises (projet de recherche technologique, projet de fin d’études, études R&D) ;
• la détection des besoins des entreprises en matière de recherche (Cifre, etc.)
• le lien avec le service de formation continue en matière des besoins des entreprises ;
• la recherche d’entreprises intéressées par des nouvelles offres spécifiques de l’école
À propos de l'offre
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Documents de candidature :
➢ Curriculum vitae
➢ lettre de motivation
➢ Tout document utileAdresse d’envoi des candidature : srh.recrutement@insa-strasbourg.fr
Personnes à contacter pour informations sur le poste : Philippe Leroy – Responsable INSA Entreprises et Délégué général de la Fondation INSA Strasbourg (03 88 14 47 89) ou philippe.leroy@insa-strasbourg.fr
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Encadrement : non
Conduite de projet : oui
Déplacements : occasionnels lors des événements
Rémunération : selon expérience et par référence à la grille des techniciens de recherche et de formation -
Vacant à partir du 06/01/2025
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Assistante / Assistant de direction
