chargé(e) du pilotage des commandes et de la gestion des dons Direction du mécénat F/H

Sous la supervision du directeur du mécénat, de la politique culturelle et de l’action éducative, le/la chargé du pilotage des commandes et de la gestion des dons est responsable du suivi des dépenses en lien avec les projets des 7 hôpitaux de l’AP-HP.Centre-Université Paris Cité. Dès validation des engagements financiers, il est le relais du porteur du projet pour l’engagement des dépenses associées, en classe 2 (investissements) ou en classe 6. Il est ainsi en lien étroit avec toutes les directions fonctionnelles du GHU (ex. travaux, équipements, ressources humaines, recherche) et les services de soin des 7 hôpitaux. Les missions ci-dessous ne sont pas exhaustives et pourront évoluer selon les impératifs du service.
Commandes sur fonds mécénat et pour le fonctionnement de la direction
- Relations avec les porteurs de projets : suivi des projets, information et rappel des bonnes pratiques
- Suivi des demandes de versements avec les porteurs de projets et des budgets alloués
- Gestion des relations avec la Fondation de l’AP-HP pour les dépenses : traitement et contrôle des demandes d’achat, émission des titres de recette des conventions de reversement, budgétisation des versements
- Réception et contrôle de la validation des demandes d’achats via le logiciel de gestion SAP
- Demandes de codification des prestataires/fournisseurs non codifiés
- Transformation en commande SAP des demandes d’achat
- Transmission des bons de commande aux fournisseurs
- Vérification du Service Fait - saisie du Service Fait pour cas spécifique
- Recensement des saisies de services faits pour le traitement des écarts du service facturier (Dématérialisation dans le Cockpit SAP)
- Nettoyage des indicateurs SAP
- Traitement des rejets et litiges
- Accompagnement des services dans le cadre des concurrences hors marchés
- Traitement des charges exceptionnelles via SAP
Gestion des dons et donations d’assurances-vie
- Enregistrement et affectations des dons mécénat en lien avec les régies des 7 établissements du GHU
- Edition et envoi des reçus fiscaux via l’outil CRM dédié aux relations donateurs
- Gestion des dossiers de donations d’assurances-vie
Finances
- Emission des titres de recettes relatifs aux dons mécénat, aux legs et aux donations d’assurance-vie
- Budgétisation des fonds mécénat
- Contrôle rigoureux de la bonne affectation des dons, legs et donations d’assurance-vie
- Suivi des rapprochements des titres de recettes sur SAP en lien avec la DSFP
- Traitement des opérations de clôture
- Classement et archivage des pièces comptables et justificatives (certification des comptes