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Chargé(e) du suivi administratif
Référence : 2023-1266649
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
GIP - FCIP Académie de Lille
Groupement d'Intérêt Public - Formation Continue Insertion Professionnelle (GIP FCIP) - Localisation : GIP FCIP de Lille
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Vous êtes un(e) professionnel(le) dynamique et organisé(e) à la recherche d'une nouvelle opportunité ? Ne cherchez plus ! Nous avons une offre pour vous en tant que chargé(e) de suivi administratif au sein de notre équipe du Département Apprentissage.
En tant que chargé(e) de suivi administratif, vous jouerez un rôle crucial dans le soutien de nos activités administratives et pédagogiques. Votre mission consistera à travailler en étroite collaboration avec notre chargée de développement, animation et coordination pour garantir une gestion administrative efficace.
Voici les principales responsabilités qui vous attendent :
- Activités de secrétariat : vous serez chargé(e) de gérer les adresses génériques du département, de préparer, gérer et suivre les dossiers administratifs, ainsi que de rédiger et mettre en forme différents documents tels que des courriers, courriels, notes d'information, formulaires, lettres de mission, procédures, comptes rendus et rapports.
- Coordination des réunions : vous serez responsable de la logistique des réunions, y compris l'organisation et la communication.
Communication et partenariats : vous assurerez les contacts avec les UFA et les personnels CFAa, en veillant à la bonne gestion des conventions et à la communication régulière. - Gestion des projets : vous participerez activement à la mise en place des projets d'animation territoriale et vous assurerez le suivi des projets en collaboration avec la chargée de développement, animation et coordination.
- Gestion administrative des formations : vous serez chargé(e) de préparer les conseils de perfectionnement, de suivre les conventions avec les établissements réalisateurs d'apprentissage, d'organiser le publipostage, de recevoir et d'envoyer les documents, ainsi que de gérer le classement et les relances.
- Support pédagogique : vous mettrez à jour les annexes pédagogiques et suivrez les Générateurs d'Avancée Pédagogique (GAP).
De plus, vous travaillerez en étroite collaboration avec les services financiers en participant aux dialogues de gestion, en assurant un suivi régulier de la consommation et en gérant les prévisions par diplôme et par formateurs.
Profil recherché
Titulaire d'un diplôme de niveau Bac+2 à Bac+3, idéalement dans le domaine administratif, vous justifiez de deux ans d'expérience sur un poste similaire.
Vous êtes réactif(ve) et possédez d'excellentes compétences en communication écrite et orale, ce qui vous permet de vous exprimer de manière claire et concise.
Vous êtes rigoureux(se) dans la mise en œuvre des procédures et des règles. Votre capacité à suivre les processus établis et à respecter les normes est avérée.
Vous êtes en mesure de répondre de manière adaptée aux besoins spécifiques. Vous savez identifier les attentes des parties prenantes et trouver des solutions personnalisées pour y répondre.
Vous avez le sens des délais et êtes capable de respecter les contraintes de temps. Vous savez gérer vos tâches de manière efficace, établir des priorités et respecter les échéances fixées.
Vous maîtrisez les outils bureautiques, les logiciels et les bases de données. Vos compétences dans l'utilisation des technologies informatiques vous permettront de gérer efficacement les données administratives et de produire des rapports et des documents pertinents.
Vous avez l'esprit d'équipe et êtes capable de travailler en collaboration avec vos collègues.
Vous faites preuve d'autonomie dans l'accomplissement de vos tâches. Vous savez prendre des décisions et agir de manière proactive pour résoudre les problèmes et assurer un suivi administratif efficace.
Si vous souhaitez rejoindre notre équipe et mettre à profit vos compétences, nous serions ravis de recevoir votre candidature.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
Compétences attendues
Compétences en organisation
Compétences en communication tant à l'écrit qu'à l'oral
Maîtrise des outils informatiques et des logiciels de bureautique
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
Qui sommes-nous ?
Au service des politiques académiques, le GIP FCIP de Lille est chargé de la coordination et de la gestion de projets de formation, d’ingénierie-conseil et d’évaluation de dispositifs.
Il accompagne les GRETA (Groupements d’Établissements Publics et Locaux pour la Formation Continue) dans le développement de nouvelles compétences, dans la préparation aux métiers de demain et dans l’anticipation des évolutions futures afin de renforcer leur compétitivité.
En support à l’académie de Lille et à la Région académique Hauts-de-France : il permet d’intervenir au titre des programmes structurels de l’Union Européenne, de répondre aux divers appels à projets, sources de financement plurielles, et à la commande publique régionale et privée de formation professionnelle.
En forte croissance ces dernières années, son effectif est d’environ de 330 personnels dont près de 120 au siège et près de 200 dans les établissements scolaires, les lycées professionnels et technologiques majoritairement.
Acteur engagé au service des Hommes, des organisations et des territoires, le GIP FCIP de Lille accompagne les mutations économiques et sociales sur l’ensemble de l’académie de Lille.
Descriptif du service
Le Département Apprentissage - Centre de Formation CFA académique a pour objectif de fédérer l’ensemble des établissements réalisateurs d’apprentissage et de développer l’apprentissage dans les lycées publics de l’académie de Lille. Le développement de l’enseignement à distance va se poursuivre. La mise en place prochaine d’une Gestion Electronique à Distance (GED) à l’échelle du GIP FCIP aura des répercussions sur l’activité.
À propos de l'offre
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Nous offrons la possibilité de télétravailler, des titres restauration avec une participation employeur à hauteur de 60% de leur valeur, une participation à la mutuelle, aux abonnements de transport en commun, ainsi que l'accès au Comité National d'Action Sociale.
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Vacant à partir du 29/06/2023
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Chargée / Chargé de la coordination administrative
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