Chargée ou chargé de la planification et du suivi organisationnel des évènements - DIJON METROPOLE
Référence : O021241105000207
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Structures de coopération territoriale
- Localisation : Dijon
Partager la page
Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Sous la responsabilité de la Directrice des Affaires Générales de la ville de Dijon/Dijon métropole, vous êtes chargé(e) d'assurer la coordination d'événements en salle et la gestion de réservations de salles
sur le site d'Heudelet et de salles de l'hôtel de Ville (en particulier : salle Gilbert Laforgue & Salon porte aux lions).
Activités :
.Réaliser le suivi organisationnel d'événements en salles pour l'interne et l'externe, principalement sur le site d'Heudelet et de l'hôtel de Ville : de la réservation jusqu'au rendu des salles, en intégrant les phases
suivantes :
-la coordination globale avec l'organisateur et les services mobilisés, dans le respect des attendus :
-accueil, technique, sécurité, qualité de l'accueil...service, réception, nettoyage...
-le bilan de l'événement et les correctifs éventuels à apporter pour les éditions suivantes
-les compte-rendus, les reportings nécessaires
.Assurer des suivis de dossiers internes pour l'organisation du service : exemple participer à l'analyse d'activités de la fonction, contribuer à l'amélioration des process avec la directrice, concevoir de nouveaux outils...
.Coordonner des projets avec le groupe « Coordination de manifestations sur la voie publique », en fonction de la charge d'activités du service, notamment sur la période de mai à octobre.
Vous assurerez principalement
.la gestion et le suivi administratif et technique des dossiers
.la préparation et suivi administratif des demandes de réservations de salles, après validation
.le suivi des demandes de gardiennage sur le site
.le reporting
.la coordination et le suivi organisationnel et technique de l'événement en salle
.le suivi technique de l'occupation des salles
.la réalisation des feuilles de routes des agents du service pour mise en place opérationnelles
.l'accueils et visites de salles avec les organisateurs
.le suivi des demandes diverses : matériel, chauffage, sécurité, mobilier son & image, nettoyage, réception...
.la coordination globale d'événements simples sur la voie publique, afin d'assurer la permanence et la continuité de service notamment lors des pics d'activité de mai à octobre
Profil recherché
Compétences techniques requises :
* Maîtrise des outils (mail, courrier...) et modes de communication
* Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels métiers et TEAMS, WORD, EXCEL, navigateur WEB,
* Agencement de salle
.Rédaction
Savoir-être :
* Sens du service public
* Bon relationnel, diplomatie, écoute
* Goût pour le travail en équipe et la transversalité
* Autonomie et rigueur
* Sens de l'organisation (anticipation, méthode, planification)
* Aptitude à rendre compte
* Travail d'équipe
* Confidentialité
À propos de l'offre
-
CV + Lettre de motivation
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
-
Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
-
Vacant à partir du 01/01/2025
-
Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
