Chef de Cabinet adjoint F/H (réf. PRES)
Référence : 2025-1910313
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Sorbonne Université– Services Universitaires
- Localisation : 4 place Jussieu, 75005 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Fonctions : Chef ou cheffe de Cabinet adjoint
Catégorie : A
Corps : IGE
BAP : J – Administration et pilotage
Emploi-type : Attaché-e d’administration ou IGE chargé-e de gestion administrative et d’aide au pilotage
CDD de 1 an.
Mission : Placé sous l'autorité hiérarchique et fonctionnelle de la directrice de cabinet, vous assistez le chef de cabinet, et avez en charge conjointement le pilotage et la coordination des aspects opérationnels, administratifs, logistiques et matériels du cabinet et notamment de l’agenda, des visites officielles et des événements protocolaires de la vice-présidente Recherche et Innovation.
Activités principales :
- Gestion de l’agenda et des événements de la vice-présidente (VP) Recherche et Innovation, en lien étroit avec l’Attachée auprès de la VP et appui logistique.
- Organisation et gestion de l’agenda
- Préparation des rendez-vous en étroite relation avec la VP et les membres du cabinet
- Interaction et suivi des demandes de la VP auprès des interlocuteurs internes et de partenaires, y compris internationaux
- Traitement et rédaction de mails et courriers simples, appels
- Suivi des signatures, pouvoirs et participations de la VP aux instances internes et extérieures
- Préparation et mise en œuvre des déplacements de la VP en relation avec le service chargé des réservations : cadrage logistique, identification des billets et de l’hébergement, ordres de mission
- Passation de commandes en lien avec l’agenda de la VP : prestations traiteurs, achats logistiques
- Organisation d’événements à l’initiative de la VP en coordination avec l’Attachée auprès de la VP : groupes de travail, séminaires, conseils….
- Supervision des événements internes ou externes impliquant la VP : échanges avec les partenaires internes ou externes (s’assurer de la bonne organisation et du déroulé), valider ou identifier les invitations officielles, organiser la participation ou non de la VP, organiser le cas échéant le protocole d’accueil (prise de contact avec les cabinets d’interlocuteurs, accueil sur place), envoi éventuel d’invitations de la VP.
- Appui au chef de cabinet pour l’organisation, la coordination et le suivi d’événements politiques impliquant ou relevant directement de la présidence d’un point de vue institutionnel et appui du chef de cabinet pour l’organisation pratique du cabinet
- Appui à la gestion logistique des événements portés par la présidence et coordination de l’accueil de délégations, en lien étroit avec le chef de cabinet et les attachés
- Appui au pilotage du protocole d’événements impliquant la présidence : coordination des agendas des institutions invitantes, cadrage des déroulés et invitations, supervision des dispositions pratiques prises en charge par les organisateurs,gestion du protocole mis en place
Suite des missions dans la rubrique "Conditions particulières d'exercice"
Profil recherché
Connaissances transversales requises :
- Connaissance de l’environnement administratif, institutionnel et/ou politique de la recherche et de l’enseignement supérieur français
- Connaissance du protocole
- Pratique de l’anglais
Savoir-faire :
- Techniques de secrétariat (gestion d’agendas complexes, prises de rdv…)
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Outlook, google agenda, Word, Excel, Power Point)
- Bon rédactionnel et très bonne orthographe
- Grande capacité d’organisation et de coordination
- Tenue de liste de tâches à accomplir
- Capacité d’agir dans des délais très courts avec méthode et rapidité
- Capacité à interagir avec de nombreux interlocuteurs de tous niveaux, internes et externes
Savoir-être :
- Grande disponibilité et réactivité
- Rigueur et conscience professionnelle
- Discrétion professionnelle et sens de la diplomatie
- Excellent relationnel et sens du travail en équipe
- Résistance au stress
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 6 Licence/diplômes équivalents
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.
Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.
Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.
Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Île-de-France et en régions http://www.sorbonne-universite.fr
Ce poste est à pourvoir au sein des Directions Interfacultaires • http://www.sorbonne-universite.fr
Descriptif du service
Le cabinet de la présidence, composé de la directrice de cabinet, du chef de cabinet, des attachés auprès des vice-présidents et des assistantes et assistants, anticipe l’organisation du travail de l’équipe présidentielle et assure son soutien opérationnel au quotidien.
Assurant un rôle essentiel pour permettre aux membres de l’équipe présidentielle la conduite de la politique de l’établissement, en interaction étroite avec les attachés de vice-présidents, la cheffe ou le chef de cabinet adjoint du cabinet assure, auprès du chef de cabinet, le montage et la coordination des agendas de la présidence en particulier de la vice-présidence Recherche et Innovation, l’organisation logistique, la préparation et l’accueil des rendez-vous et réunions de la présidence.
Vous souhaitez apporter vos compétences et votre motivation pour faciliter l’action d’une équipe élue ; vous avez envie de travailler dans un environnement stimulant auprès de la présidence d’un établissement de premier plan dans l’enseignement supérieur, la recherche et l’innovation ; vous souhaitez rejoindre une équipe soudée, bienveillante et pleinement engagée au service de la communauté de Sorbonne Université ; vous avez une expérience dans l’assistanat de direction ou la chefferie de cabinet; vous aimez apporter des solutions face aux aléas et défis d’un collectif ; rejoignez le cabinet de la présidence de Sorbonne université !
Localisation : Cabinet de la présidence – Campus Pierre et Marie
À propos de l'offre
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CDD de 1 an.
Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée sous la référence PRES à l'adresse mail : recrutement@sorbonne-universite.fr
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Suite des missions:
- Appui au traitement de la correspondance officielle et des sollicitations adressées à la présidence : veille sur la boîte mail présidence, premier niveau de lecture et prise en charge de certaines réponses
- Organisation des contacts de la présidence, trombinoscopes internes et externes
- Construction et mise à jour de listes de diffusion fiabilisées au fil de l’eau
- Diffusion de documents et archivage rigoureux
- Suivi des demandes d’interventions informatiques, de fournitures de bureau, de prestations événementielles, en relation avec le service gestionnaire (bons de commandes, facturations, etc.)
- Suivi des dossiers et promotions de distinctions honorifiques (ordres nationaux, palmes académiques)
Conditions particulières d'exercice :
- Horaires du cabinet : 8h30 – 18h.
- Nécessité d’organiser la continuité de l’activité au sein du cabinet.
- Congés à prendre en coordination avec le chef de cabinet.
- Dépassements horaires à prévoir, notamment lors d’évènements.
Dans le cadre de l’organisation mise en place par le chef ou la cheffe de cabinet :
- binôme avec le chef de cabinet pour la gestion des événements VPs et remplacement en cas de congés ou d’absence
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Vacant à partir du 01/06/2025
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Chargée / Chargé du bureau du cabinet
