CHEF DE CABINET

Le ou la chef(fe) de cabinet assiste directement l’échelon de direction dans l’organisation et la gestion de ses activités :
organisation de l’activité quotidienne de la directrice (agenda, programmation des réunions, des déplacements et des interventions, organisation des suppléances), suivi des actions de responsabilité direction (tableau de bord, coordination des réponses, organisation des réunions) et coordination de dossiers thématiques (dossiers préparatoires, désignation des pilotes et coopérants, prise de notes / comptes rendus, suivi des décisions). Relai pro-actif des informations ascendantes ou descendantes avec le SGA et tout autre organisme interne ou extérieur au ministère, il/elle est l’interlocuteur(-trice) du chef de cabinet du SGA et de ses homologues dans les autres directions du ministère. Il/elle veille avec réactivité à une circulation fluide de l’information au sein de la DAF. II/elle est responsable du soutien et des affaires générales de la DAF (gestion du budget de fonctionnement et des frais de déplacements) et de la fonction secrétariat (pilote et préside les réunions secrétariats). Il/elle pilote et organise tous les évènements internes de la direction (voeux, séminaire..). Il/elle dirige le cabinet (secrétariat, sections pilotage transverses et matériels informatiques / management de l’information). Membre du comité de direction dont il / elle établit le compte rendu), il/elle peut assister les membres du Codir sur certaines actions transverses.
Organisation de l’activité quotidienne de la directrice : emploi du temps, réunions, rencontres avec d’autres autorités, déplacements, chauffeurs...
Organisation des comités de direction élargis et des différents séminaires et activités de la direction
Suivi des actions issues du comité de direction
Préparation et pilotage des dossiers de travail de la directrice et traitement de dossiers « affaires réservées »
Veille et anticipation des échéances ou sujets susceptibles de concerner la DAF
Rédaction des fiches de synthèse relatives à des sujets transverses à la direction répondant à des
demandes du SGA
Ventilation quotidienne du courrier "arrivée"
Coordination et pilotage de l’ensemble de la fonction secrétariat de la direction ; pilotage des réunions secrétariats.
Peut se voir confier tout projet de nature transverse intéressant la direction
Référent archives de la direction
Référent technique des plans de continuité de la direction
Gestion budget soutien, affaires générales et frais de déplacements de la DAF et du CBCM et de toutes demandes de prestations
Coordination du soutien et de la logistique générale de la direction (SIC, mobilier, fournitures, téléphonie, casernement…)
Pilotage du GT mensuel de coordination du management de l’information et des six secrétariats de la direction
Pilotage du GT animation à la DAF (cohésion et activités mensuelles)
NBI : 30 points