CHEF DE DEPARTEMENT COLLECTE ET RECHERCHES ADMINISTRATIVES

Le Service historique de la Défense (SHD) est un service à compétence nationale rattaché à la direction de la mémoire, de la culture et des archives (DMCA), relevant de l’autorité du secrétariat général pour l’administration (SGA) au ministère des Armées. Il se compose d’un échelon de direction (à Vincennes) et de quatre centres qui sont le centre historique des archives (CHA, à Vincennes et Caen), le centre des archives de l’armement et du personnel civil (CAAPC, à Châtellerault et Le Blanc), le centre des archives du personnel militaire (CAPM, à Pau) et le centre du réseau territorial (cinq divisions portuaires).
Le Centre historique des archives regroupe 4 départements : collecte et recherches administratives, archives définitives, entrées par voie extraordinaire, services au public. Il est compétent pour le contrôle et la collecte des archives du ministère des Armées, hormis celles de la Délégation générale pour l’armement. Il assure l’enrichissement, la conservation et le traitement du patrimoine archivistique dont il a la charge et il contribue à leur valorisation scientifique, culturelle et pédagogique.Le chef du département de la collecte et des recherches administratives est placé sous l’autorité du chef du centre historique des archives, conservateur général du patrimoine. Il travaille en collaboration avec les trois autres chefs de département du centre historique des archives, les chargés de missions et les chefs de départements.
Assurer la direction et la gestion administrative de son département (34 agents civils et militaires), en coordonnant l’équipe de direction et en assurant le pilotage et le suivi des quatre divisions composant le département
Participer aux travaux de conception et de mise en place de la politique ministérielle d’archivage (plan ministériel pour l’archivage et la maîtrise du cycle de vie de l’information)
Concevoir, organiser et contrôler les opérations de gestion et d’archivage des documents et informations (records management) auprès des services relevant du cabinet du ministère, du SGA, des services centraux de l’EMA et des états-majors des armées
Effectuer et contrôler l’exécution du contrôle scientifique et technique (CST) sur les archives produites par les entités de son domaine de compétences
Assurer la réception et le traitement des versements papier et numériques, ainsi que l’alimentation de la base de données archivistiques (progiciel Thot puis Archipel)
Encadrer la politique de contrôle scientifique et technique et de collecte des archives produites sur les théâtres d’opérations extérieures, en lien avec les services compétents de l’état-major des armées
Garantir et contrôler les communications administratives de documents aux services producteurs
Encadrer, contrôler le traitement des recherches administratives et celles liées à la reconnaissance des droits, d’assurer l’exploitation des archives au bénéfice de l’institution, notamment dans le cadre de procédures contentieuses, judiciaires
Veiller à