CHEF DE SECRETARIAT / AGENT DE SECRETARIAT

Le Centre Interarmées de Coordination du Soutien (CICoS) est un organisme interarmées (OIA) placé sous la tutelle du sous-chef Performance de l'état-major des armées (EMA). C’est un organisme multi-sites comprenant une portion centrale située à Balard (Paris XV), 45 états-majors de base de défense (EM BdD) en métropole et 10 états-majors à l’Etranger et en Outre-mer. Il a deux missions permanentes : améliorer le fonctionnement du soutien et décliner localement les politiques ministérielles et interministérielles. Dans ce cadre, il est engagé dans une démarche permanente d’évolution du soutien des formations et des ressortissants du MINARM
Affecté au sein de l’équipe de commandement de la Base de défense Angers-Le Mans-Saumur, l’agent doit assurer les tâches administratives de secrétariat au profit de la direction : enregistrer, pré-ventiler et classer le courrier, gérer les communications et l’agenda du COMBdD ADJ, assurer la saisie d’informations et leur mise en forme en tenant compte de la nature du document et de la charte graphique en vigueur.
Il est le correspondant RH du personnel de l’EMBdD (civils et militaires) et des aumôniers de la BdD. Il assiste le commandement dans le cadre de la préparation des « activités de comitologie » et des visites d’autorités, et participe, le cas échéant, à la rédaction des comptes rendus. Il assure au quotidien des tâches diverses de fonctionnement courant.
Gérer les communications téléphoniques et l'agenda du COMBdD adjoint, les prises de rendez-vous, l’accueil des visiteurs et la réception des appels.
Assurer la gestion administrative du courrier le respect de la charte graphique et de la bonne constitution des parapheurs et de leur suivi.
Gérer, en lien avec le CICoS central, l’ELGA et le GSBdD de Paris, l’administratif de l’EMBdD AMS (militaire, civil, réserviste et aumôniers).
Organiser les déplacements et missions extérieures.
Suivre les Budgets : CRCA, fonctionnement (fournitures, carte achat).
Suivre et organiser la comitologie de la BdD.
Assurer la gestion administrative des FEB INFRA.
Soutenir administrativement et sur le plan logistique les aumôniers.
Suivre des différents agendas : congés, salle de réunion, véhicule, …
Assurer la transmission du courrier et des informations en interne et en externe et faciliter la communication interne et externe à l’état-major.
Suivre et mettre à jour des fiches de postes.
Établir les ordres de missions et les mettre en paiement (FD@Ligne).
Proposer et organiser les activités de cohésion.
Exploiter, diffuser, archiver les documents arrivant au secrétariat.