Chef de Service Planning & Evènementiel F/H (réf. 27321)
Référence : 2025-1825931
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Sorbonne Université – Faculté des Lettres
- Localisation : 1, rue Victor Cousin, 75005 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Libellé de Fonctions : Chef de Service Planning & Evènementiel
Catégorie : A
Corps : ASI
BAP : J
Emploi-type : J3C44 - Assistant-e en gestion administrative
Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 1 an, renouvelable)
Mission principale du poste : Sous la responsabilité du responsable du Pôle Gestion Logistique des Usages (PGLU), le chef de service Planning & Evènementiel a pour mission principale l’encadrement des équipes de gestionnaires planning et des référents évènementiel. En s’appuyant sur son expertise ainsi que sur les activités du service, il garantit la bonne mise en œuvre et gestion des salles et espaces de la Faculté des Lettres (FL) et l’organisation administratives des évènements en lien avec les utilisations et valorisation des espaces FL.
1- Pilotage du service
- Concevoir et mettre en œuvre le projet de service, en concertation avec l’équipe et la direction, en tenant compte du projet de la structure et de l’évaluation des besoins des personnes accueillies
- Évaluer et mesurer les actions menées par le service
- Participer et mettre en œuvre des procédures de gestion du planning en lien avec les équipes et les composantes concernées par la gestion du planning
- Être le référent FL dans le déploiement du nouvel outil planning
- Animer le collectif « gestionnaire planning » composé de l’équipe en hiérarchie et des collègues des autres sites FL
- Assurer le bon déroulement des 2 sessions d’examens annuelles en lien avec la Direction de la Scolarité de la FL
- Initier et structurer une équipe Evènementiel au sein du service
2- Gestion du planning (en relais des équipes)
- Gérer le planning des amphithéâtres et salles de cours sur les sites FL
- Optimiser l’occupation de ces locaux
- Réserver les salles selon les projets d’emplois du temps adressés par les UFR pour les cours et les examens
- Réserver les salles et organiser la surveillance pour les examens en relation avec le service des examens
- Traiter les demandes ponctuelles internes et externes de demandes d’espace
- Encadrement des surveillants d’examens 2 fois par an
- Administrateur de l’application ADE
3- Location des espaces
- Contrôler l’opportunité des demandes
- Organiser la visite des locaux
- Elaborer et suivre les conventions de location
Encadrement : OUI - 1 B ; 5 C
Profil recherché
Connaissances transversales requises :
- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
- Techniques d’installation et de maintenance des équipements locaux (connaissance approfondie)
- Techniques d’optimisation de la conduite des installations (connaissance approfondie)
- Méthodologie de conduite de projet (connaissance générale)
- Technique des différents corps de métiers du bâtiment (connaissance approfondie)
- Réglementation sécurité incendie (connaissance générale)
- Marchés publics (connaissance générale)
- Normes et procédures de sécurité (connaissance approfondie)
Compétences opérationnelles :
- Piloter un projet (maîtrise)
- Maitrise des outils informatiques (notamment outils planning type ADE SOFT ou équivalent)
- Apporter des réponses à des besoins spécifiques (maîtrise)
- Établir un diagnostic (expertise)
- Gérer les situations d’urgence (maîtrise)
- Participer à la sécurité des personnes et des locaux (maîtrise)
- Animer un réseau / un groupe (maîtrise)
- Savoir rendre compte (maîtrise)
- Gérer un budget (maîtrise)
- Suivre l’exécution d’un marché (expertise)
Savoir-être :
- Bon relationnel et sens du travail en équipe
- Disponibilité et réactivité
- Sens du service public
- Sens de l’organisation
- Sens de l’initiative
- Sens critique
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Sorbonne Université (SU) est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.
Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.
SU dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.
SU présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.
Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres • http://lettres.sorbonne-universite.fr
Descriptif du service
Présentation de la Direction :
La direction des bâtiments et de la logistique (DBL) de la Faculté des Lettres (DBL), sous la responsabilité de la directrice générale de la faculté et en lien avec le doyen, participe à la définition de la politique immobilière de la faculté, en apportant tout élément d’aide à la décision en termes stratégiques et techniques. Dans ce cadre, la DBL travaille en lien étroit avec les directions supports telles que les directions des affaires financières et des ressources humaines. Elle assure la nécessaire coordination avec les responsables de site.
La DBL assure les relations et elle est interlocuteur avec le niveau Universitaire sur les domaines de bâtiments, logistique et maintenance.
Présentation du service :
Le Service Planning & Evènementiel (SPE) est intégré dans le Pôle Gestion Logistique des Usages (PGLU) de la DBL, en responsabilité directe d’un(e) Directeur(trice) Adjoint(e). Le SPE assure des missions opérationnelles sur tous les sujets relatifs à la gestion de la planification et de la valorisation des utilisations des salles et espaces des bâtiments de la FL. Cette gestion se fait soit en direct par le SPE, soit en coordination avec certains sites (Ecoles Internes et sites en gestion par les composantes).
Localisation principale du poste :
- site Sorbonne – 1, Rue Victor Cousin, 75005 Paris
- Campus Malesherbes - 108 Bd Malesherbes, 75017 Paris
À propos de l'offre
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Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée sous la référence 27321 à l'adresse mail : lettres-drh-recrutement@sorbonne-universite.fr
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Horaires de travail :
- 8H30 12h00 / 13h30-17h30 du Lundi au vendredi / Horaires pouvant varier en fonction des nécessités de service dans la limite hebdomadaire de 37,24 heures
- Travail possible sur 4,5 jours
- Activité à rythme variable dans les contextes évènementiels & examens
Formations obligatoires : OUI - Maitrise « expert » ADE Soft – Logiciel planning de la FL
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Vacant à partir du 01/04/2025
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Responsable de coordination administrative
