Chef des service administratif adjoint aux finances H/F

Résumé du poste

Sous la responsabilité du chef/de la cheffe des services administratifs (CSA), l’adjoint.e le/la seconde dans l’ensemble de ses missions de pilotage administratif de la composante : encadrement, organisation et coordination des services.
Il/Elle est plus particulièrement en charge des finances et des transversalités.
Pour cela, il/elle élabore les prévisions budgétaires, contrôle l’exécution des budgets de l’UFR, et met en place des procédures d'utilisation optimale des ressources, et d’analyse et de suivi des dépenses de personnels. Il ou elle participe à la réflexion sur la structuration budgétaire et sur le pilotage de l’UFR et assure le lien permanent entre les services financier, RH et formation continue, ainsi qu’avec les unités de recherche rattachées à l’UFR.

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS

Encadrement
Le/La chef.fe des services administratifs adjoint.e peut être amené.e à suppléer le chef des services administratifs dans l’encadrement des équipes, composées de 40 agents administratifs et réparties en 6 services (avec liens directs avec les chefs des services) :
- Service de la scolarité (englobant, actuellement, la formation continue)
- Service financier
- Service accueil / planning / logistique
- Service des personnels (dont recrutement et paiement des chargés de cours, environ 350)
- Service informatique
-  Service communication

Activités principales 
- Contribuer à l’élaboration du budget et des décisions modificatives correspondant aux prévisions de recettes et dépenses.
- Participer à la recherche des financements (taxe d’apprentissage, recettes des formations à budget propre), en lien avec les pôles facultaires et universitaires, le CSA, la responsable du service financier, et le/la responsable du pôle Formation Continue.
- Contrôler la conformité du déversement des paies du logiciel OSE (RH) vers le logiciel SIFAC (Finances) - vérification des élements OTP et des impacts sur les enveloppes budgétaires.
- Organiser des groupes de travail inter-services : financier, RH et formation continue.
- Animer ces collaborations / relations transversales et assurer une assistance méthodologique et de conseil auprès des chefs de services concernés.
- Organiser les différentes étapes du processus de dialogue budgétaire interne, notamment avec les responsables des formations à budget propre et avec les unités de recherche pour la partie pilotage.
- Collecter et analyser les données quantitatives et en contrôler la fiabilité.
- Construire et mettre en place des outils d’analyse, de pilotage, de régulation (indicateurs, tableaux de bord) et assurer le contrôle des dépenses et des recettes.
- Partager le suivi de gestion et proposer à la direction de l’UFR des actions ou des solutions correctives à mettre en œuvre.