Chef du pôle de secrétariat (cabinet) H/F
Référence : 2023-1290008
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Direction de l'administration pénitentiaire - Administration Centrale
Ministère de la justice Direction de l'administration pénitentiaire Cabinet - Localisation : 35 rue de la gare – 75019 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) GROUPE RIFSEEP : 1 € brut/an
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Oui
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Le secrétariat de direction est chargé d’assurer les missions suivantes :
- Accueil téléphonique et physique des personnes, orientation ou traitement de la demande.
- Gestion de l’agenda : rendez-vous internes et externes, organisations des réunions (envoi des convocations, élaboration des dossiers, réservation restaurants, mise en place de visioconférences…).
- Traitement du courrier de la direction « arrivée » : enregistrement - répartition par services sous parapheurs.
- Traitement du courrier de la direction « départ » : bordereaux d’envoi, enregistrement via le logiciel « courrier » et envoi au(x) destinataire(s).
- Travaux dactylographiques divers (rédaction, prise de notes, mise en page des notes, courriers aux particuliers, mise à jour de tableaux, documents internes…)
- Gestion des messages électroniques.
- Organisation des déplacements des directeurs et personnels du cabinet (via le logiciel Chorus DT), réservation billets de transports et hôtels, gestion des chauffeurs, constitution des dossiers de déplacement.
- Courriers de soutien aux agents agressés en établissement : contact avec l’établissement, rédaction, enregistrement, envoi aux DISP.
- Classement, archivage.
- Gestion évènementielle (pour tout évènement organisé par le cabinet du DAP).
- Toute autre tâche que les directeurs, la direction ou la chefferie de cabinet peuvent estimer nécessaires au bon déroulé du service ou pour répondre à une exigence personnelle.
La/le chef de pôle a pour responsabilité de piloter et de coordonner l’ensemble de ces attributions et de répartir et de contrôler ces dernières parmi les agents du pôle secrétariat.
Le chef de pôle est l’interlocuteur privilégié de la direction et de la chefferie de cabinet. Il constitue un relai essentiel et stratégique dans l’animation quotidienne du cabinet du directeur.
Enfin le chef de pôle est également l’interlocuteur privilégié du directeur et de son adjoint à l’occasion des demandes qu’ils formulent directement à destination du secrétariat.
Profil recherché
Disponibilité
Qualités relationnelles, diplomatie (contacts avec l’équipe de direction, les personnels, la hiérarchie, les autorités des autres administrations, intervenants extérieurs)
Sens de l’organisation et de la méthode/rigueur
Esprit d’initiative
Discrétion
Polyvalence
Aptitude à travailler dans l’urgence et à gérer les priorités
Dynamisme
Sens du service public
Maîtrise des outils bureautiques
Éléments de candidature
Personnes à contacter
- Maxime DECONINCK, chef de cabinet - maxime.deconinck@justice.gouv.fr
- Sebastien STELLA, adjoint chef de cabinet - sebastien.stella@justice.gouv.fr
Qui sommes-nous ?
L'administration pénitentiaire, sous l'autorité du garde des sceaux, ministre de la justice, et avec le concours des autres services de l'Etat, des collectivités territoriales, des associations et d'autres personnes publiques ou privées, assure le service public pénitentiaire ; à ce titre, elle participe à l'exécution des décisions pénales, elle contribue à l'insertion ou à la réinsertion des personnes qui lui sont confiées par l'autorité judiciaire, à la prévention de la récidive et à la sécurité publique, dans le respect des intérêts de la société, des droits des victimes et des droits des personnes détenues.
Elle est l'une des cinq directions du ministère de la justice. Son budget annuel s'élève à 3,9 milliards d'euros, dont près de 1,8 milliards hors titre 2. Elle emploie près de 43 000 agents. Outre l'administration centrale, 188 établissements pénitentiaires et 103 services pénitentiaires d'insertion et de probation constituent ses services déconcentrés, répartis en dix directions interrégionales. Elle compte, en outre, deux services à compétence nationale, l'agence nationale du travail d'intérêt général et de l'insertion professionnelle et le Service national du renseignement pénitentiaire ainsi qu'une école de formation (ENAP). Elle prend en charge plus de 269 000 personnes, dont environ 180 000 en milieu ouvert et près de 89 500 placées sous écrou.
Descriptif du service
Le cabinet du directeur de l’administration pénitentiaire compte un effectif de 21 personnes et comprend trois pôles d’expertise [relations internationales, correspondances parlementaires et relations avec les autorités administratives indépendantes, décorations] et un pôle administratif.
A l’intersection de la direction, du cabinet du ministre, du secrétariat général, des sous-directions et des services déconcentrés, il constitue un rouage essentiel de la direction. Il assure à la fois un rôle politique, technique et logistique. Il comprend un directeur et un chef de cabinet, celui-ci étant également chef du bureau des affaires générales et membre du réseau des chefs de cabinet du ministère.
Le secrétariat de direction travaille en lien direct avec les directeurs, la direction et la chefferie de cabinet ainsi que l’ensemble des services internes et externes en lien avec la DAP. Le secrétariat de direction constitue ainsi un rouage essentiel du cabinet.
À propos de l'offre
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Organisation de travail : 37h30 par semaine
Permanence de direction : 17 h 00 – 19 h 00 et plus si la cellule de crise activée
Astreintes week-end
Les agents travaillent en brigade : les congés et les horaires de travail sont donc planifiés de façon à permettre la continuité du service.
Restauration : restaurant administratif sur place
Accessibilité en transport / Parking : RER, métro, bus / parking souterrain pour voitures et vélos
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Vacant à partir du 01/09/2023
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Assistante / Assistant de direction
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