Chef du Service des vacations et emplois étudiants F/H (réf. 30342)
Référence : 2025-1890638
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Sorbonne Université – Faculté des Lettres
- Localisation : 1, rue Victor Cousin 75005 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Fonctions : Cheffe ou Chef du Service des vacations et emplois étudiants
Catégorie : A
Corps : Assistant Ingénieur
BAP: J
Emploi-type : Assistant-e des ressources humaines
Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 2 ans, renouvelable).
Missions :
Sous la responsabilité de la directrice adjointe des ressources humaines, la cheffe ou le chef de service est chargé-e de mettre en œuvre, à partir des dispositifs législatifs et réglementaires, l’ensemble des activités liées à la gestion des vacataires administratifs en vacataires enseignants, des tuteurs, des surveillants d'examens (vacataires extérieurs) et des contrats étudiants.
La Cheffe ou le Chef de service encadre actuellement une équipe de 5 personnes dont une adjointe, la ou le responsable de ce service participe au collectif de direction de la direction des ressources humaines.
La gestion administrative :
Vacataires administratifs, vacataires enseignants, tuteurs et contrats étudiants :
- Vérification des dossiers de recrutement des vacataires.
- Saisies et mises à jour des bases de données RH des structures en partenariat avec les UFR et services et écoles internes.
- Elaboration et suivi des tableaux de bords et des indicateurs relatifs à l’activité du service.
- Rédaction des contrats et des divers actes administratifs (attestations…).
- Elaboration et suivi de dossiers liés aux vacations administratives.
- Participation aux réunions et groupes de travail facultaires et inter-facultaires.
- Mise en place et gestion des contrôles de cohérence et des fiabilisations de données RH.
La Cheffe ou le Chef de service a en charge un portefeuille de gestion.
La gestion financière :
- Préparer, saisir et contrôler les éléments de paie des dossiers des agents pris en charge dans le SIRH (WINPAIE+RH).
- Suivi de la RAFP (retraite additionnelle de la fonction publique).
- Mise à jour du calendrier de paie transmis aux structures.
Des échanges réguliers devront être menés avec les UFR, écoles internes et les services pour s’assurer de la réception de l’ensemble des dossiers dans les délais impartis (paiement au fil de l’eau des vacations).
Un accompagnement des structures relatif à la maîtrise et à la simplification des différents processus liés à la gestion des vacataires et des contrats étudiants doit être poursuivi.
Dans le cadre de la conduite de ce processus, la cheffe ou le Chef de service devra être force de proposition quant aux actions de simplification à mener.
Profil recherché
Connaissances transversales requises :
- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
- Connaissances générales de la gestion des ressources humaines
Savoir-faire :
- Travailler en équipe
- Maîtrise des outils bureautiques
- Maîtrise des logiciels liés au SIRH
- Aptitude à s’adapter aux évolutions constantes des métiers des ressources humaines
Savoir-faire transversaux :
- Informer et rendre compte à sa hiérarchie
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Travailler avec la direction informatique sur les sujets liés à la dématérialisation des dossiers des vacataires (DEMAT HC)
- Accompagner les structures dans la maîtrise des différents processus
- Aptitude à conduire le changement
Savoir être :
- Excellent relationnel
- Réactivité
- Disponibilité
- Capacité d’écoute, sens de la diplomatie
- Autonomie
- Discrétion
- Organisation et rigueur
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.
Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.
Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.
Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Île-de-France et en régions http://www.sorbonne-universite.fr
Ce poste est à pourvoir au sein des Directions Interfacultaires • http://www.sorbonne-universite.fr
Descriptif du service
Présentation de la Direction :
Le service est rattaché à la Direction des ressources humaines de la Faculté des Lettres qui est organisée en 4 services (le service des personnels BIATSS, le service du personnel enseignant, le service d’aide au pilotage, du contrôle interne et de qualité RH et le service des vacations et emplois étudiants). Elle inscrit son action dans le cadre d’un dialogue social permanent porté par la direction de l’établissement et concrétisé notamment au niveau facultaire par la tenue du conseil de faculté.
Présentation du service:
Le service des vacations et emplois étudiants a pour mission la gestion administrative et financière des personnels rémunérés à la vacation (vacataires administratifs, tuteurs, vacataires d’enseignement, contrats étudiants).
Le service travaille en étroite collaboration avec les responsables administratives et administratifs des composantes (UFR, écoles internes et services communs).
Le service gère environ 1500 vacataires et environ 430 contrats étudiants.
Localisation : 1, rue Victor Cousin 75005 Paris
À propos de l'offre
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Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 2 ans, renouvelable).
Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée sous la référence 30342 à l'adresse mail : [email protected]
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Vacant à partir du 01/06/2025
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Responsable des ressources humaines
