CHEF SECRETARIAT

Service déconcentré du ministère des armées, le Groupement de Soutien de la Base de défense Ile-de-France assure des prestations de soutien de l’ensemble des unités de la plaque parisienne en matière RH, achats/finances, logistique, restauration ou hébergement. Il est constitué d’une portion centrale située à Saint-Germain-en-Laye et de 7 pôles répartis en Ile-de-France.
Affecté au secrétariat mutualisé à la passerelle du pôle de Montlhéry et placé sous l’autorité hiérarchique directe de l’OSA du pôle de Montlhéry, l’agent est responsable du secrétariat et de ses 2 agents placés sous ses ordres. Il s’assure du bon fonctionnement de son service et doit en maitriser tous les aspects que ce soit en bureautique, SI divers, communication dans le respects des délais.
- Répartir les tâches et missions au sein du secrétariat et gestion de la vie courante de la direction.
- Être responsable de la communication vers les services ou unités du T.E. et extérieurs.
- Assurer la formation continue des 2 agents.
- Vérifier le suivi des saisies et clôtures des ordres de mission dans FD en ligne (correspondant administratif).
- Être responsable du traitement, classement et archivage de documents divers (papier ou dématérialisé)
- Accueillir et orienter physiquement ou au téléphone les visiteurs (autorités, tout agent venu pour une réunion,...)
- S’assurer de la ventilation de la SPA du pôle.
- Établir les commandes, réceptionner et faire stocker les fournitures de bureau, gérer leur distribution.
- Assurer la suppléance du chef CMI en cas d’absence pour le traitement des diverses messageries et l’administration du logiciel LNACRE.
- Mettre à jour les approbateurs pôle/PCD sur Eurêka.