Chef/Cheffe du service de pilotage des inscriptions administratives H/F
Référence : 2024-1503491
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
CY Cergy Paris Université
CY TECH - Localisation : CY Tech
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Missions:
- Accompagner la poursuite de l’organisation du service inscription de CY Tech.
- Piloter pour CY Tech la mise en place de la dématérialisation et de la décentralisation des inscriptions administratives, en élaborer les procédures.
- Manager et animer l’équipe permanente (1 agent de catégorie B – 1 agents de catégorie C et les vacataires en charge des inscriptions administratives.
- Piloter et contrôler les activités relatives aux inscriptions administratives.
- Contribuer et assurer la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités.
- Assurer le pilotage de projets transversaux s’il y a lieu notamment l’élargissement possible du périmètre des inscriptions administratives, l’annualisation du temps de travail pour les personnes du service.
- Mobiliser et coordonner les moyens humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure.
Activités principales:
- Assurer la communication auprès des usagers et des services internes tant au niveau de la graduate school que des services centraux pour les questions liées aux inscriptions administratives.
- Mettre en place un accueil de qualité à l’égard des usagers et contribuer au suivi de la qualité du service rendu.
- Assurer une veille juridique et contrôler l'application des règles et procédures administratives.
- Contrôler si nécessaire le paramétrage des applications en collaboration avec la scolarité centrale, la direction numérique et le service pilotage Apogée.
- Fiabiliser les enquêtes ministérielles (enquêtes 20 et 45) et académiques pour les étudiants inscrits à CY Tech et les remonter à la scolarité centrale.
- Assurer une planification annuelle des activités du service.
- Tenir à jour les tableaux de bord et les indicateurs.
- Etre force de proposition pour l’amélioration des processus.
- Etre à l’écoute des étudiants tout au long de l’année et contribuer au suivi de la qualité du service rendu.
Les missions sont susceptibles d’évoluer en fonction de la stratégie mise en œuvre par la direction de CY Tech.
Profil recherché
Profil :
Vous avez un niveau d'études minimum en licence et une expérience significative sur un poste similaire.
Connaissance des règles d'hygiène et sécurité et d'Apogée souhaités.
Vous avez une bonne maîtrise de l'anglais.
Compétences:
- Connaissance du fonctionnement des établissements de l'enseignement supérieur, culture d'établissement et des questions liées à la scolarité.
- Connaissance de l'environnement professionnel, de la réglementation de la scolarité dans l'enseignement supérieur.
- Idéalement connaissance du concours Galaxy, des cursus pédagogique des étudiants et diplômes de la grande école CY Tech.
- Connaissances des logiciels/applications métier du service (ecandidat, Parcoursup, Apogée).
- Maîtrise des logiciels Excel, Word, Powerpoint et des outils de messagerie.
- Savoir planifier son activité et respecter les délais et gérer les priorités.
- Simplifier et digitaliser les procédures.
- Veille réglementaire sur son domaine de compétences.
Qualités:
- Avoir une approche pédagogique de la mission (formation du personnel, relations avec le public étudiant).
- Travailler en équipe.
- Discrétion (accès aux données et informations personnelles des étudiants).
- Capacité organisationnelle, autonomie, sens des responsabilités, rigueur, esprit logique, réactivité, disponibilité, esprit d'équipe.
- Capacité à rendre compte de son activité de manière synthétique et spontanée.
- Savoir gérer les conflits et faire face aux situations d'urgence
- Faire preuve de disponibilité aux périodes d'activité intense
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 6 Licence/diplômes équivalents
Localisation
Qui sommes-nous ?
L’université CY Cergy Paris Université créée au 1er janvier 2020 par décret - n° 2019-1095 du 28 octobre 2019- est la fusion de l’université de Cergy Pontoise, de la ComUE Paris Seine et de l’école d’ingénieurs EISTI, l’ILEPS et l’EPSS sont intégrées en tant qu’établissements composantes. L’ESSEC est associée par décret et intègre la gouvernance. CY Cergy Paris Université porte la compétence de politique de site au sein de «CY Initiative». Elle représente 1 200 enseignants et enseignants-chercheurs, 800 personnels administratifs et 24 000 étudiants répartis sur 14 sites. CY Cergy Paris Université poursuit l’ambition d’être : - Une université de la diversité fortement ancrée dans son territoire, soucieuse de la réussite de tous les publics étudiants, - Une université internationale de recherche développant une recherche académique de pointe, - Une université actrice de la transition sociétale et environnementale, conjuguant le transfert des connaissances vers la société (individus, entreprises, société civile) et la délivrance de formations conçues pour permettre à chacun de participer à relever les grands défis du XXIème siècle.
CY Cergy Paris Université est composée de 5 graduate schools (préparant aux master et doctorat), dont la grande école de sciences, d’ingénierie, d’économie et de gestion – CY TECH
Descriptif du service
Placé(e) sous l’autorité hiérarchique de l’adjoint à la direction administrative, l'agent est chargé de mettre en œuvre un plan d’action en cohérence avec les missions, les objectifs et les moyens humains et matériels qui lui sont assignés.
À propos de l'offre
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Conditions de travail :
- Poste ouvert aux agents contractuels.
- CDD de 12 mois basé à Cergy.
- 38h35 hebdomadaire | 52 jours de congés payés par an
- Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail
- Participation employeur à mutuelle à hauteur de 15 € / mois
Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine (après validation de la période d'essai) - Politique de formation interne développée
Rémunération :
Selon expérience | Grille de la fonction publique d'état (Catégorie A)
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Susceptible d'être vacant à partir du 01/04/2024
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*Cheffe / Chef de département de l'enseignement supérieur*
