Cheffe-chef du pôle protocole et affaires réservées

Groupe RIFSEEP : 2

Description du poste :
I. Protocole et évènements :
- Participation à l’organisation des événements officiels de la préfecture (réceptions, cérémonies, commémorations, remise de décorations, journées du Patrimoine, etc.) : déroulés dans le respect des règles protocolaires, proposition de listes d’invités et cartons d’invitation, envoi des invitations et gestion des réponses ; lien logistique avec le BALI/la Résidence.
- Constitution des dossiers relatifs à ces évènements officiels et ceux du directeur de cabinet (collecte d’informations, préparation d’éléments de langage, etc)

II. Élections et vie politique
Suivi de la vie politique du département :
- Mise à jour des bases de données (registre national des élus), des fiches biographiques des élus et du dossier territorial
- En période électorale : Préparation des opérations électorales (participation au nuançage des candidats, à la rédaction des notes de prévision électorale et à l’organisation des soirées électorales, etc).
 
III. Interventions (courriers réservés)
- Suivi des interventions (élus, cabinets ministériels, présidence de la République) : saisie des services, synthèse des retours, rédaction des réponses aux courriers
- Mise en place du logiciel de gestion des courriers
- Suivi et rédaction des courriers sensibles/politiques et préparation des éléments de réponse.
- Suivi et retransmissions aux services compétents des courriers adressés à la préfète.

IV. Distinctions honorifiques
- Gestion et suivi des distinctions honorifiques, et encadrement de l’agent chargé de l’instruction, la rédaction des mémoires de proposition, les arrêtés, diplômes,…
Votre environnement professionnel :
• Activités du service
Le bureau de la représentation de l’État et de la communication interministérielle est une des composantes du cabinet. Le bureau est placé sous la responsabilité du Directeur de cabinet. Il est composé de deux pôles : un pôle communication et un pôle protocole et affaires réservées.
Le bureau travaille en lien direct avec les membres du corps préfectoral, les directeurs de services, les élus, partenaires institutionnels.

• Composition et effectifs du service :
6 agents : le chef du bureau (Cat A) ; le chef adjoint (Cat A) ; une chargée de communication (Cat B) ; un chef du pôle protocole et affaires réservées (Cat B) ; un agent chargé des distinctions honorifiques (Cat C) ; un alternant.

• Liaison fonctionnelle : 2 chauffeurs, 2 assistantes de direction.
Liaisons hiérarchiques : Le directeur du cabinet, la cheffe du bureau de la représentation de l’État et de la communication interministérielle et son adjoint au chef du bureau