Chef(fe) de la section intendance, chargé(e) du soutien opérationnnel

Groupe RIFSEEP : 1
NBI : Non

Vos activités principales :
Au sein du bureau des décorations et de l’intendance, et en lien direct avec le chef de service et son adjoint, l’agent est chargé de :

- d'encadrer et animer une équipe de 4 huissiers;
-  d'assurer le suivi budgétaire des frais de réception et de représentation;
- des achats et de la gestion quotidienne des stocks;
- d'élaborer les plannings des huissiers et de l'activité hebdomadaire;
- de mettre à jour des fiches de procédure et des outils de suivi;
- d'être en relations quotidiennes avec les services de la préfecture situés sur le site du Ponant ainsi que les prestataires et traiteurs ;
-d'adapter l'offre de service aux exigences propres aux évènements pour lesquels la section intendance est sollicitée;
- de renforcer ponctuellement l'Intendance de l’Hôtel de Noirmoutier (résidence du préfet) pour des événements;
- de coordonner et d'animer les missions d'intendance réalisées avec les 4 huissiers : réceptions, petits déjeuners, cocktails et repas organisés à la préfecture;
- de veiller, en tant que chef de section, à la bonne exécution des missions confiées en propre aux 4 huissiers et à les renforcer en cas de nécessité (installation des salles de réunion du 7e étage, mise à disposition des boissons et de café pour les membres du corps préfectoral, accueillir, orienter et accompagner les visiteurs des membres du corps préfectoral (en liaison avec les agents d'accueil), acheminer le courrier, les parapheurs et les dossiers à la signature ou pour lecture des membres du corps préfectoral);
 
Au besoin l'agent intervient également,  en transversalité et polyvalence avec les autres agents, en renfort sur les différentes missions du service.

Votre environnement professionnel :
• Activités du service :
Le service de la représentation de l’Etat comprend :
- le bureau du protocole et des déplacements, ;
- le bureau des décorations et de l’intendance assure l’instruction et la préparation des dossiers de distinctions honorifiques et pour les médailles d’honneur et avis simples pour certaines décorations. Il assure les missions d’intendance (réceptions, repas et cocktails organisés à la préfecture…)
- le secrétariat mutualisé du cabinet.

• Composition et effectifs du service
Le service de la représentation de l’Etat est composé de 29 agents.

• Liaisons hiérarchiques
Cheffe de cabinet / chef de service / adjoint au chef de service