Chef(fe) du pôle courrier à la mission coordination du courrier des cabinets au DCC/MCC- DDC - H/F
Référence : 2024-1764536
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Division des cabinets
Département de la communication et de la coordination du courrier des cabinets ministériels - Localisation : 14 avenue Duquesne – PARIS 7ème
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Oui
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Sous l'autorité directe de la cheffe de la mission de la coordination du courrier des cabinets ministériels (MCC), le(la) titulaire du poste est chargé(e) d'assurer le traitement du courrier postal entrant, adressé aux membres du Gouvernement relevant des ministères sociaux et aux structures qui leur sont directement rattachées, en lien avec les différentes chaînes de distribution mises en œuvre dans les cabinets ministériels et dans les services « courrier » des directions de l'administration centrale. Il (elle) est chargé(e) d'animer l'équipe de 4 gestionnaires et d'assurer la distribution et la coordination du pôle.
A ce titre il (elle) :
- assure et coordonne les actions de traitement et de distribution, dans les délais, des correspondances adressées aux ministres, ministres délégués, secrétaires d'Etat relevant des ministères sociaux :
=> numérisation du courrier postaux entrant via l'application de gestion électronique de documents « Elise-Pégase ».
=> analyse du courrier, primo enregistrement et orientation
=> processus de distribution physique et dématérialisé du courrier, en lien avec la chaîne de distribution
notamment le service central du courrier (SG-DFAS), les huissiers, les secrétariats des cabinets, les
services « courrier » des directions et les services de l'administration centrale ;
=> gère le suivi des demandes relatives aux courriers reçus (relance, doublon, pétition, réattribution,
réorientation, réouverture, etc.) ;
- assure la validation et le contrôle qualité des saisies des gestionnaires ainsi que la distribution physique et digitale des courriers postaux vers leur destinataire ;
- pilote le suivi de l'activité du pôle (flux et thématique) et participe à la mise en place d'indicateurs de suivi de l'activité de la mission ;
- participe en lien avec la cheffe de la mission et le chef du pôle "webmail" aux activités de la mission et plus largement à la circulation de l'information au sein du département.
Peut être chargé(e) par la cheffe de mission d'effectuer l'enregistrement/la distribution digitale/le contrôle qualité des courriels et de suppléer le chef du pôle webmail.
Profil recherché
E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en œuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous
le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus
(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)
- Organisation des ministères sociaux et de l'environnement institutionnel - M
- Technique d'organisation (méthodes, processus mises en place au sein de la structure) - M
- Applications informatiques métier - A
- Technique de rédaction administrative - M
- Lire, analyser une information, une correspondance - M
- Synthétiser les information et les données à saisir - M
- Mettre en œuvre une règle, une procédure, un protocole - M
- Travailler en réseau - M
- Communiquer et rédiger - E
- Utiliser les outils informatiques et applications "métier" - M
- Manager et animer une équipe - M
- Planifier l'activité et organiser le travail - M
- Lire, analyser une information, une correspondance - M
- Synthétiser les information et les données à saisir - M
- Mettre en œuvre une règle, une procédure, un protocole - M
- Travailler en réseau - M
- Communiquer et rédiger - E
- Utiliser les outils informatiques et applications "métier" - M
- Manager et animer une équipe - M
- Planifier l'activité et organiser le travail - M
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
- jackie.chassaing@ddc.social.gouv.fr
- soraya.merabet@ddc.social.gouv.fr
Qui sommes-nous ?
La division des cabinet apporte un appui aux cabinets ministériels relevant des ministères sociaux.
Ses principales missions sont :
- d'assurer le soutien de cabinets ministériels et développer la mutualisation des moyens mis à leur disposition,
- d'assurer la gestion des ressources humaines de proximité, gestion du parc informatique et téléphonique, gestion et répartition des moyens logistiques,
- d'assurer l’enregistrement, l’analyse et l’orientation des courriers adressés aux cabinets des ministres,
- d’'assurer la gestion des courriers des élus et des particuliers ainsi que le traitement des questions écrites parlementaires,
- de présenter les projets de textes à la signature des ministres et d’assurer le suivi de la procédure de contreseing des textes législatifs et réglementaires,
- d'instruire les dossiers de propositions de distinctions honorifiques,
- d'intervenir à la demande des membres du Gouvernement relevant des ministères sociaux pour rechercher des solutions appropriées à des situations sociales précaires.
À propos de l'offre
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- Formation interne "intitale et perfectionnement" à l'application Elise-Pégase (GED-ECM de gestion et suivi du courrier)
- Formation à l'encadrement d'une équipe
- Formation à la messagerie Outlook (si nécessaire)
- Formation initiale Excel (si nécessaire)jackie.chassaing@ddc.social.gouv.fr
soraya.merabet@ddc.social.gouv.fr -
Poste ouvert au télétravail (en fonction des critères d'éligibilité en vigueur)
Contraintes en termes de respect de délais de traitement de l'information notamment dans le cadre d'un remaniement ministériel
Période de forte activité (annonce médiatique, actualités, …...)
Réactivité
Discrétion professionnelle -
Vacant à partir du 01/01/2025
-
Personnel du bureau du cabinet
