Chef(fe) du service de la représentation de l'Etat

Groupe RIFSEEP : 2
NBI : oui

Vos activités principales :
Sous l’autorité du préfet, directeur de cabinet, du directeur adjoint de cabinet et de la cheffe de cabinet, le chef de service encadre et pilote les activités du service de la représentation de l’Etat.
A ce titre, il est chargé de l’animation et du management des agents placés sous son autorité : le secrétariat mutualisé du cabinet et les deux bureaux. Il travaille en collaboration rapprochée avec les services de la préfecture et les partenaires extérieurs.
Appuyé par son adjoint, il accompagne l’encadrement intermédiaire dans l’exercice de ses missions : le chef du bureau du protocole et des déplacements et la cheffe du bureau des décorations et de l’intendance.
Il suit l’agenda du préfet de région, préfet de Paris, et contribue au pilotage de la préparation des dossiers et évènements protocolaires. Il assure également une présence sur le terrain lors de visites officielles et de cérémonies.
Il pilote la préparation des réceptions au sein de la préfecture ou à la résidence du préfet.
Des missions transverses peuvent aussi lui être confiées. Il assure le suivi budgétaire et les contrats avec certains prestataires et met en œuvre des outils de suivi des activités.                                                       

Votre environnement professionnel :

• Activités du service :
Le service de la représentation de l’Etat comprend :
- le bureau du protocole et des déplacements, notamment en charge de l’organisation des évènements protocolaires sur le site du Ponant, à la résidence du préfet et à l’extérieur, des déplacements officiels du préfet et des autres membres du corps préfectoral, des visites ministérielles ou des cérémonies officielles. Il assure le suivi du parc automobile de la préfecture (centre de coûts : renouvellement de flotte, entretien…), et la conduite des autorités et membres du corps préfectoral ;
- le bureau des décorations et de l’intendance assure l’instruction et la préparation des dossiers de distinctions honorifiques, dans les ordres nationaux (Légion d’Honneur et ordre national du Mérite) et ministériels, ainsi que l’instruction des dossiers de candidature pour les médailles d’honneur et avis simples pour certaines décorations. Il assure les missions d’intendance (réceptions, repas et cocktails organisés à la préfecture…).
- le secrétariat mutualisé du cabinet.
• Composition et effectifs du service :
Le service de la représentation de l’Etat est composé de 29 agents : 3A, 9B, 17C
• Liaisons hiérarchiques
Sous-préfète, cheffe de cabinet / sous-préfet, directeur adjoint de cabinet / préfet, directeur de cabinet
• Liaisons fonctionnelles 
Les membres du corps préfectoral et hauts fonctionnaires de la préfecture, les services de la préfecture et particulièrement les secrétariats de direction