Chef(fe) du Service Interministériel Départemental des Relations avec les Usagers

Groupe RIFSEEP : 1
Activités principales :
Les activités management
Gérer et encadrer une équipe de 16 agents, répartis sur 3 sites à La Rochelle et 1 à Saintes, assurant la continuité du service
Assurer le tutorat des volontaires en service civique
Les activités de pilotage
Conduire et coordonner les projets de modernisation du service (dématérialisation courrier - parapheurs, convention mutualisée avec les départements voisins) afin d'optimiser les processus et réduire les coûts et améliorer l'efficacité globale du service.
Assurer la cohérence et la qualité de la relation avec les usagers (physique, téléphonique, mail, courrier). Ce pilotage s'aligne sur le référentiel QUALI-ATE, garantissant une expérience utilisateur optimale et un service public de qualité.
Produire et diffuser les reportings hiérarchiques et fonctionnels concernant l’activité des trois pôles, en particulier le suivi de l'indicateur de taux de décroché, conformément aux exigences du ministère. Permettant d’évaluer la performance, d'identifier les points d'amélioration et d'assurer la transparence de l'activité.
Agir en tant que référent numérique départemental pour les Points d'accueil numérique du département, supervisant les 2 sites de La Rochelle (gestion directe du SIDRU) et les sites des sous-préfectures : suivi opérationnel, support technique et déploiement des outils numériques.

Les activités opérationnelles
Gérer l'activité du courrier, incluant la réponse aux mails BALF et le courrier réservé du Préfet
Assurer la diffusion d'informations essentielles aux usagers.
Développer et maintenir les outils structurants du service en collaboration avec les services et agents concernés
Guide de l’accueil des usagers
Mallette pédagogique du médiateur numérique
Fiche de synthèse des tâches
Assurer la gestion administrative des contrats La Poste

Votre environnement professionnel :
 
Activités du service
Le secrétariat général commun départemental de la Charente-Maritime est créé depuis le 1er janvier 2021. Il assure l’ensemble des fonctions supports pour la préfecture et les directions départementales interministérielles. Il comprend 6 services interministériels.
Le Service Interministériel des Relations avec les Usagers (SIDRU) assure l'accueil et l'orientation des usagers, centralisant les demandes via différents canaux : accueil physique, téléphonique, courrier et courriel. Il regroupe quatre activités principales : la gestion du courrier, un standard téléphonique ouvert 24h/24 (avec mutualisation sur les 4 départements de l'ex-région Poitou-Charentes), l'accueil physique et l'accompagnement aux démarches administratives.
Composition et effectifs du service :
1 chef de service
1 adjoint chef de service
pôle courrier : 2 agents, pôle standard : 7 agents, pôle accueil : 3 agents et 3 VSC pour les points d’accueil numérique

Liaisons hiérarchiques
Direction du SGCD
Liaisons fonctionnelles 
L’ensemble des services de la préfecture et de l’ATE