Collaboratrice( eur) administrative - MAIRIE DE LOUDUN

Préparation des cellules de coordination vie associative/évènementiel
Communication
Gestion des demandes de partenariats et subventions des associations
Accueil, accompagnement des associations sur les démarches en tant que guichet unique associations

* Préparation hebdomadaire des tableaux de bord selon arrivée des fiches techniques services ou associations ;
* Compte-rendu des cellules de coordination et transmission aux services
* Collaboration/assistance administrative à la coordination et au montage des évènements (sur les évènements majeurs portés par la Ville) : rédaction courriers, actes administratifs.
* Création et gestion des affiches flyers, livret, cartons.., de tous les services (à l'exception de la culture) avec obligatoirement validation de ceux-ci par l'élu référent : impression, découpe, distribution et affichage de ces derniers, transmission des éléments au service communication.
* Gestion des fiches associations sur le site internet de la Ville
* Gestion des fiches tribu des commerçants et associations sur l'application
* Saisie des manifestations associatives et de tous les services de la mairie (marché de noël, fête du printemps, marché des producteurs, 14 juillet, foire exposition) sur le panneau lumineux
* Réalisation de diaporama pour l'accueil des nouveaux habitants et des v½ux à la population
* Réception de l'ensemble des dossiers de subventions de l'ensemble de la vie associative, vérification, complétude des dossiers au regard du règlement et de la charte et pièces exigées ;
* Transmission aux services concernés pour instruction ;
* Préparation de l'instruction des demandes de subventions
* Organisation des rencontres élus/associations
* Préparation du tableau global des subventions et des décisions de l'assemblée pour l'attribution de l'ensemble des subventions (après retour des subventions sectorielles)
* Formalisation et suivi des partenariats avec les associations (rédaction des conventions diverses (partenariat, objectifs et moyens, ...)
* Préparation et suivi des conventions de prêts de matériel
* Préparation et suivi des décisions (actes administratifs) relatives à des manifestations sur voie publique (sonorisation, autorisations diverses)
Aide et participation à l'installation des différentes manifestations (petits matériels)
Etat des lieux des salles des fêtes en remplacement du responsable de service