Coordinateur / Coordinatrice administratif(ve) et financier(ère) - Secteur Enfance/Scolaire

Au sein de la Direction générale adjointe des services à la population, vous assurez le suivi administratif et financier des différents secteurs du service enfance et scolaire (accueils de loisirs, restauration-entretien, Atsem, scolaire).

Suivi budgétaire de l'ensemble du service enfance scolaire
- Participer à la préparation budgétaire et suivre son exécution inter secteurs
- Elaborer ou améliorer les tableaux de bord de suivi pour chaque secteur

Assurer la communication et le lien avec les familles
- Référente de la communication avec les familles via le portail familles sur le secteur enfance : mailing aux familles (information lors des vacances scolaires, informations urgentes type grèves ...) ; suivi des documents/informations du portail et de leur mise à jour ; Mise en ligne des réservations vacances
- Force de proposition sur l'évolution de l'outil portail
- Réponses écrites sur la messagerie du Portail
- Suivi de la mise à jour des informations du secteur enfance et scolaire sur le site de la ville
- Suivi de tous documents liés au service et de leur mise à jour : fiche d'inscription annuelle, communication des périodes d'inscription, affiches, notices d'information... en lien avec l'agent d'accueil de Jean Vilar pour informer correctement les familles

Suivi des Ressources Humaines pour les accueils de loisirs et Atsem :
- Liens avec le service RH : envoi des bilans de fin de contrat, fiches de recrutement
- Suivi administratif des stagiaires (conventions de stage...)
- Suivi des tableaux de bords liés aux ressources humaines (projections départs retraites, tableau des congés, des CET, des heures des agents permanents...)
- Collecte des informations concernant les absences, les congés annuels et les heures supplémentaires


Sur le secteur Atsem :
- Remplacements journaliers des absences sur le secteur Atsem, placement des vacataires selon les besoins
- Coordination des demandes diverses des ATSEM : matériel, commandes
- Organisation des réunions site par site

Sur le secteur entretien :
- Appui de la responsable sur les missions administratives liées à l'entretien





Autres missions :
- Coordination du suivi de toute la procédure des PAI (signature, transmission, tableau de suivi...) en lien avec l'agent d'accueil et les écoles
- Réservation des transports pour les accueils de loisirs et lien avec la société de transport ; suivi du bon déroulement de l'exécution du marché
- Tâches administratives diverses