Coordinateur administratif et logistique ExEd Junior
Référence : 2025-1799578
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : INALCO
- Localisation : 2 rue de Lille 75007 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Le/la coordinateur(trice) administratif(ve) et logistique Executive Education Junior sera en charge de la gestion administrative et logistique des programmes de formation ExEd. Véritable pilier de l’activité, il/elle assurera l’interface au quotidien avec les besoins des apprenants et des organismes cherchant à former leurs employés/es et saura orienter leurs demandes au sein de l’équipe.
Doté/e d’une sensibilité commerciale, il/elle saura mettre en avant les différents programmes de formation « clé en main » ou proposer une solution sur mesure, dans le but de proposer le service le plus adapté à chaque interlocuteur.
Mature et polyvalent(e), il/elle accompagnera la croissance de l’activité en intervenant au quotidien dans les différents dossiers de formation en support à l’équipe et partagera avec le reste de l’équipe la voix du client.
1. GESTION ADMINISTRATIVE ET LOGISTIQUE DES FORMATIONS EXECUTIVE EDUCATION
- Gestion des inscriptions aux formations
- Edition de la documentation administrative des formations Executive Education : devis, conventions de formation, feuilles d’émargement, états d’heures des enseignants-chercheurs, attestations de participation …
- Facturation et suivi des impayés
- Saisie sur des plateformes institutionnelles des dossiers de financement (EDOF, OPCO) et de facturation (CHORUS PRO, …),
- Réservation des salles de formation,
- Organisation de la logistique liée à l’organisation des formations : mise en place des salles, impression des documents (livrets, programmes, …)
- Réservation des repas et hébergement éventuels,
- Envoi et suivi des questionnaires de satisfaction à chaud et à froid,
- Participation au suivi budgétaire des actions de formation,
- Contribution au suivi administratif des demandes commerciales (envoi des devis et documents administratifs, relances, etc…),
- Classement et archivage,
- Saisie administrative liée au dépôt de certifications.
2. GESTION DES CONTACTS AU QUOTIDIEN
- Gestion des appels et de la correspondance entrante,
- Filtrage et orientation des demandes
- Présentation des programmes, des sessions ouvertes et des modalités d’inscription,
- Force de proposition et accompagnement aux inscriptions,
- Compréhension du besoin du candidat et volonté de l’accompagner vers l’option de formation la plus adaptée à son projet.
- Capacité à faire remonter les informations du terrain (besoins, points de vigilance et axes d’amélioration) afin de faire évoluer la qualité de service.
3. PARTICIPATION AU DEPLOIEMENT DE LA MARQUE EXED
- Compréhension et adhésion aux valeurs humanistes de l’Inalco.
- Mise en œuvre d’une démarche de qualité pour développer la marque Inalco ExEd, étendre sa notoriété et faire rayonner son expertise dans la société et auprès des décisionnaires (dirigeants secteur public et semi-public, dirigeants et cadres d’entreprise) dans le respect de l’intégrité intellectuelle propre à la mission de l’Institut.
Profil recherché
COMPÉTENCES THÉORIQUES ET TECHNIQUES
- Connaissances de l’organisation et du fonctionnement du système de l’enseignement supérieur et de la recherche
- Connaissance de l’offre de formation de l’Inalco
- Gestion de plusieurs dossiers en parallèle tout en gardant une dimension qualité,
- Bonnes connaissances bureautiques : pack Office, messagerie électronique
- Techniques de classement et archivage efficaces
- Utilisation de CRM
- Tableaux de suivi
- Outils de travail collaboratif
- Maîtrise de l’anglais.
- Idéalement connaissance d’une des langues enseignées à l’Inalco.
Des formations en interne sont proposées si nécessaire.
COMPETENCES GENERALES ET SAVOIR-FAIRE
- Relationnel : disponibilité, sens de l’écoute et de l’accueil, sens des relations humaines (capacité à travailler avec des interlocuteurs différents)
Capacité à dialoguer avec un public Executive tout en gardant le cap sur la mission et les valeurs de l’Inalco.
Capacité à collaborer avec le reste de l’équipe pour assurer une cohérence dans les actions menées par la cellule ExEd. - Savoir-être : gestion du stress et des situations d’urgence, capacité à travailler en équipe (au sein de son service et avec d’autres services), sens de la ponctualité, de la neutralité et de la discrétion.Prise de recul et capacité à anticiper et prioriser. Sens du détail. Sensibilité commerciale et sens du service. Curiosité.
- Savoir-faire : sens de l’organisation et de la planification (avec les Pôles du service), polyvalence, réactivité, rigueur, fiabilité, sens de l’autonomie et savoir rendre compte efficacement, flexibilité et adaptabilité à l’évolution des activités. Être force de proposition et savoir faire preuve de créativité. Capacités rédactionnelles et orthographe irréprochable.
- Fort intérêt pour l’Enseignement supérieur et la Recherche
- Sens du service public
- Idéalement vous avez déjà géré le dépôt d’une certification au RNCP ou RS
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L’Inalco est un établissement public unique au cœur du Nouveau quartier latin. Créé en 1795, il est le seul établissement public d’enseignement supérieur et de recherche au monde à proposer une offre de formation en langues et civilisations aussi riche et reconnue en France comme à l’international avec plus de 100 langues et civilisations enseignées.
L’Inalco enseigne auprès de 9 000 étudiants en formation initiale. L’Institut compte plus de 500 personnels.
Descriptif du service
Lauréat de l’appel à projet « France 2030 » intitulé « Accélération des Stratégies des Établissements de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche » et porté par l’Inalco, le projet DEPHI 2030, a l’objectif de renforcer les compétences de l’établissement pour mieux diffuser et valoriser auprès du monde socio-économique (milieu associatif, entreprises, ONG, administrations publiques mais aussi particuliers) les expertises et les métiers inscrits dans son ADN. Pour plus d’informations : https://www.inalco.fr/actualites/dephi-2030-projet-de-linalco-laureat-de-lappel-acceleration-de-france-2030
Dans ce contexte, l’équipe Executive Education est actuellement en cours de création au sein de la Direction de la Formation Continue. Elle sera composée de 3 personnes sous la responsabilité de la Directrice des programmes Executive Education et sera entièrement consacrée au développement de la notoriété de l’établissement auprès du milieu socio-économique par l’élaboration, avec les enseignants et chercheurs de l’établissement, de programmes de formation de haut niveau pour les cadres (« Executive Education ») des administrations, des associations, des ONG et des entreprises qui font actuellement face à des besoins croissants de renouvellement de leurs connaissances et de leurs compétences sur des sujets situés au cœur de l’expertise de l’Inalco.
À propos de l'offre
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contraintes horaires possibles suivant l’activité 9h – 18h (accueil des participants aux sessions de formation, JPO)
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Vacant à partir du 03/02/2025
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Gestionnaire de scolarité
