COORDINATEUR ADMINISTRATIF (F/H) - CAEN
Référence : O014241217001243
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Caen
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Le Maire est l'autorité principale de la police spéciale des établissements recevant du public (ERP).
Le service ERP assure les missions d'accueil des usagers, de conseil sur les démarches ERP et d'instruction des demandes qui lui parviennent (plus de 400 dossiers d'études annuels et 170 visites à organiser avec les élus délégués).
Sous l'autorité du chef de service, vous :
- Supervisez et coordonnez l'instruction des demandes (Autorisations de travaux, Permis de construire) et vous gérez le suivi administratif des dossiers en lien avec les deux agents d'instruction et d'accueil,
- Assurez la gestion des plannings des visites de contrôle réglementaires et autres réunions en externe,
- Rédigez les actes administratifs et autres décisions du Maire.
- Supervision des dossiers d'instruction et gestion administrative : Concevoir et améliorer les procédures et outils de suivi nécessaires au bon déroulement des missions et fonctionnement du service - Réceptionner et enregistrer les dossiers - Vérifier la complétude et la cohérence des dossiers et décider de la recevabilité des demandes - Assurer les correspondances et la gestion administrative des dossiers - Synthétiser les avis de consultation et proposer une décision - Rédiger et délivrer les arrêtés relatifs aux décisions en matière d'ERP - Contribuer à la numérisation, au
classement et archivage des dossiers.
- Coordination et suivi des plannings : Enregistrer et mettre à jour les plannings de visites et autres réunions - Gérer les demandes de reports, annulations et sollicitations urgentes en cohérence avec le planning du service - S'assurer de la présence des délégataires ou veiller à la présence d'un représentant du Maire - Rédiger et gérer les arrêtés de délégation.
- Accueil et conseil du public : Contribuer à l'accueil physique et téléphonique des usagers et garantir les réponses mails du service - Ecouter, conseiller les demandeurs sur les démarches à suivre, la formulation des demandes, les documents à fournir - Expliquer et faire comprendre le cadre réglementaire et les procédures en lien avec le chef de
service et l'instructeur - Orienter et mettre en relation les demandeurs avec les autres services ou administrations concernés.
Profil recherché
Recruté(e) par voie statutaire (titulaire ou lauréat de concours) à défaut recruté(e) par voie contractuelle, vous possédez un Bac/Bac+2 en gestion administrative - Vous avez idéalement des connaissances en matière de réglementation des ERP et en mesurez les enjeux - Vous connaissez le cadre institutionnel et suivez l'évolution des compétences au sein des différentes administrations - Vous maitrisez les circuits et procédures administratifs, les techniques de planification et d'organisation.
Polyvalent(e), réactif(ve) et pédagogue, vous savez détecter des problèmes et proposer des adaptations pragmatiques -
Disposant de qualités relationnelles, vous êtes diplomate, vous appréciez le travail en équipe et en transversalité, vous savez faire preuve d'ouverture d'esprit dans les relations externes (élus, professionnels et demandeurs) et internes (direction des
bâtiments et autres directions) dans une démarche de communication positive et constructive - Vous utilisez avec aisance les fonctionnalités avancées des logiciels du pack Office Windows (Word, Excel, Outlook) ou toute autre application métier - Vous
êtes autonome avec un sens aigu de l'organisation et savez prendre des initiatives dans un cadre de responsabilités défini - La rigueur, la discrétion, l'adaptabilité sont d s qualités qui vous caractérisent.
CONDITIONS D'EXERCICE LIEES AU POSTE
Poste à pourvoir début 2025, à temps complet sur la base de 40 h 00 hebdomadaires avec RTT - Accueil du public de 09 h 00 à 12 h 30 et de 13 h 30 à 17 h 00 nécessitant une présence continue au poste de travail - Assurer une continuité de service en lien avec les deux agents d'instruction et d'accueil - Lieu d'affectation : Direction des bâtiments
- Service ERP - Hôtel de la Communauté urbaine 16 rue Rosa Parks - 14000 Caen.
À propos de l'offre
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Avantages collaborateurs : Participation complémentaire santé sous conditions - Adhésion à une garantie prévoyance
maintien de salaire au choix - Titres restaurant - Participation aux frais de transport collectif ou forfait mobilité - Comité des
OEuvres Sociales - Conciergerie - Association sportive et de loisirs. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/03/2025
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
