Coordinateur de planning (Sorbonne & Malesherbes) F/H (réf. DBL-1-RE25)
Référence : 2024-1471138
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Sorbonne Université – Faculté des Lettres
- Localisation : 1, rue Victor Cousin 75005 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Fonctions : Coordinateur-trice de planning (Sorbonne & Malesherbes)
Catégorie : B
Corps : Technicien de recherche et de formation
BAP : J
Emploi-type : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative
MISSION :
La personne recrutée est chargée de la mise en place des emplois du temps et des plannings d’examens de 2 sites de la Faculté des Lettres. Elle pourra également être mobilisée sur le déploiement d’un nouvel outil de gestion du planning (prévu pour la rentrée 2024/2025), sur la mise en place de procédures fiabilisée de gestion des emplois du temps en lien avec les UFR et composantes concernées, et sur la participation au déploiement d’une entité « gestion de l’évènementiel » sur le service.
ACTIVITÉS PRINCIPALES :
- Gérer le planning des amphithéâtres et salles de cours attribués à la Faculté des Lettres / Sorbonne Université sur les sites de la Sorbonne / Champollion et sur le site de Malesherbes.
- Travailler en lien étroit avec les collègues du service planning afin d’assurer une continuité de service.
- Optimiser l’occupation de ces locaux
- Réserver les salles selon les projets d’emplois du temps adressés par les UFR pour les cours et les examens
- Réserver les salles et organiser la surveillance pour les examens en relation avec le service des[EG1] examens + gestion des sujets et permanence des examens sur le site Malesherbes
- Traiter les demandes ponctuelles internes et externes de demandes d’espace
- Encadrement de 25 à 30 surveillants d’examens 2 fois par an
- Administrateur de l’application ADE (ou autre application planning[EG2] ) avec le chef de service planning
- Traiter les demandes des services ou des enseignants pour les réunions, soutenances et manifestations diverses (colloques, séminaires)
- Éditer, diffuser et classer les plannings ponctuels chaque semaine
- Dans le cadre des mesures de sécurité communiquer au Rectorat l’objet de la réunion et la liste des participants (pour le site Sorbonne)
- Participer aux réunions de déploiement du nouvel outils planning (prévisible pour la rentrée 2024-2025)
- Participer et animer en lien avec le (la) chef(fe) de service les réunions de mise en œuvre de procédures de gestion de planning fiabilisée en lien avec les UFR et composantes
Location des espaces
- Participer à la création et mise à jour de procédures pour la valorisation des espaces de la Faculté des Lettres
- Contrôler l’opportunité des demandes
- Organiser la visite des locaux
- Élaborer et suivre la convention de location
Profil recherché
Connaissances transversales requises :
- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
- Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
- Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche
- Connaissance générale des aspects juridiques, financiers et contractuels de l’enseignement supérieur et de la recherche
- Connaissances générales dans les domaines de l’hygiène, de l’environnement, de la sécurité au travail, de la protection contre l’incendie et dans le domaine du bâtiment
Savoir-faire :
- Encadrer et organiser le travail des agents qui lui sont affectés
- Coordonner l’ensemble des activités sur le centre notamment avec les différentes composantes (antennes des UFR, cafétéria exploitée par le CROUS)
- Établir annuellement les prévisions de dépenses sur tous les postes de fonctionnement et gère le budget alloué au centre
- Prévoir et coordonner les interventions des entreprises dans le cadre des marchés publics, des contrats de maintenance et des besoins ponctuels en relation avec la Direction du bâtiment et de la logistique
- Mettre en œuvre des moyens nécessaires pour la sécurité des personnes en relation avec le rectorat et le Service prévention et sécurité
- Allouer les moyens en locaux en conformité avec le schéma pédagogique d’implantation des disciplines
- Mettre en application les règles et procédures administratives et de gestion décidées par l’université
- Élaborer et améliorer les outils et méthodes de gestion
- Contribuer à l’optimisation de l’occupation des locaux en lien avec les services centraux Facultaires
Savoir-faire transversaux :
- Capacité à assurer l’encadrement d’agents permanents ou contractuels
- Capacité à identifier les besoins de formations des agents encadrées
- Capacité à expliquer le cadre de travail aux agents
- Capacité à organiser, planifier, animer et coordonner le travail de l’équipe
- Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité et celle du service en tenant compte des contraintes et des échéance
- Capacité à proposer des solutions adaptées aux besoins
- Capacité à coordonner et accompagner les agents encadrés dans le cadre de l’évolution et de l’optimisation des organisations ou des procédures
- Capacité à conduire un entretien, une réunion
- Capacité à adapter ses explications aux divers interlocuteurs
- Capacité à assurer de la bonne circulation de l’information au sein du service
- Capacité à accompagner les personnels à l’usage des systèmes d’information
Savoir être :
- Bon relationnel et sens du travail en équipe
- Disponibilité et réactivité
- Sens de l’analyse et force de proposition
- Adaptabilité et autonomie
- Organisation et rigueur
- Sens du service public
- Confidentialité
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.
Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.
Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.
Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de santé qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.
Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres • http://lettres.sorbonne-universite.fr
La faculté des lettres est consacrée aux lettres, langues, civilisations, arts, sciences humaines et sociales.
Elle comprend 18 UFR de lettres et sciences humaines, 7 écoles doctorales, 2 écoles internes (le CELSA et l’ESPE). Elle accueille près de 22 000 étudiants.
Descriptif du service
Présentation du service :
La direction des bâtiments et de la logistique de la Faculté des Lettres (DBL), sous la responsabilité de la directrice générale de la faculté et en lien avec le doyen, participe à la définition de la politique immobilière de la faculté, en apportant tout élément d’aide à la décision en termes stratégiques et techniques, et à la gestion quotidienne du patrimoine mais aussi de la partie logistique de la Faculté.
La DBL assure les relations et elle est interlocuteur avec le niveau Universitaire sur les domaines de bâtiments, logistique et maintenance.
Dans ce cadre, la DBL travaille en lien étroit avec les directions supports telles que les directions des affaires financières et des ressources humaines, mais également les UFR et composantes concernées par les locaux. Elle assure la nécessaire coordination avec les administrateurs de site au sein d’un collectif site (14 sites).
Au sein de la DBL, un Pôle « Gestion Logistique des Usages (PGLU) » prend en charge la mise en œuvre des missions de service concernant les prestations dites « logistiques » en lien avec les utilisateurs.
Le Service « Planning et Evènementiel » est intégré au sein de ce PGLU, directement sous la responsabilité d’un(e) Directeur(trice) Adjoint(e) en N+1.
À propos de l'offre
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Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée (sous la référence DBL-1-RE25) à l'adresse email suivante : lettres-drh-recrutement@sorbonne-universite.fr
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Horaires de travail : 8H30 12h00 / 13h30-17h30 du Lundi au vendredi
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Vacant à partir du 15/03/2024
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Chargée / Chargé de la coordination administrative
