Coordinateur des secrétariats médicaux
Référence : 2026-2162236
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
- Employeur : Centre Hospitalier Châteauroux-Le Blanc
- Localisation : châteauroux
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
LE POSTE
Le (la) coordinateur(trice) des secrétariats médicaux est en charge de la planification, de l’organisation et du pilotage des activités des secrétariats médicaux. Il (elle) accompagne à ce titre l’application de la politique ressources humaines dans ce domaine, assure le suivi médico-administratif et organisationnel des effectifs des secrétariats et veille à la qualité, à la continuité et à l’harmonisation des pratiques d’accueil, de saisie et de gestion des dossiers patients. Interlocuteur(trice) privilégié(e) des professionnels des secrétariats médicaux et des responsables des équipes médicales, paramédicales et administratives, il (elle) garant(e) du respect des procédures et de la confidentialité, et contribue à l’efficacité et à la fluidité du parcours patient au sein de l’établissement. Il (elle) est par ailleurs positionné(e) comme responsable du standard de l’éta
Missions principales
o Organiser, planifier et superviser l’activité des secrétariats médicaux du ou des services concernés
o Veiller à la qualité, la fiabilité et la continuité du traitement administratif des dossiers patients
o Harmoniser les pratiques professionnelles et les outils utilisés par les secrétariats
o Assurer l’interface entre les équipes médicales, paramédicales, administratives et les usagers
o Contribuer à l’optimisation des circuits de communication et à la fluidité du parcours patient
· Missions spécifiques en lien avec la qualité
o Participer à la mise en œuvre et au suivi des procédures qualité relatives à la gestion des dossiers patients
o Contrôler la conformité et la traçabilité des documents produits par les secrétariats
o Identifier les dysfonctionnements, proposer et mettre en œuvre des actions correctives
o Participer aux audits internes, à l’évaluation des pratiques professionnelles et à la rédaction de protocoles
o Promouvoir la culture qualité et la confidentialité au sein des équipes administratives
· Autres missions spécifiques
o Contribuer à la formation et à l’intégration des nouveaux secrétaires médicaux
o Participer à la mise en œuvre de projets de modernisation des systèmes d’information et de dématérialisation
o Collaborer à la gestion des ressources matérielles et logicielles nécessaires à l’activité des secrétariats
o Représenter le service dans les réunions institutionnelles ou interservices.
· Fonction d’encadrement
o Encadrer, animer et accompagner l’équipe des secrétaires médicaux dans leurs missions quotidiennes
o Évaluer les besoins en effectifs et participer à la répartition des ressources humaines selon l’activité
o Assurer l’évaluation annuelle, le suivi des compétences et la montée en qualification des agents
o Favoriser la cohésion d’équipe, la communication et la gestion constructive des situations conflictuelles
o Participer au pilotage de l’activité et à la déclinaison des objectifs du service au niveau des secrétariats
Profil recherché
- Savoir-faire
· Analyser et optimiser un / des processus
· Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions, dans un environnement donné
· Concevoir et mettre en œuvre des changements organisationnels
· Concevoir, piloter et évaluer un projet / un processus relevant de son domaine de compétence
· Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles
· Identifier et analyser les évolutions et leurs impacts sur les activités, les systèmes relatifs à son domaine de compétence
· Piloter, animer / communiquer, motiver une ou plusieurs équipes
· Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour sa réalisation
· Traduire les orientations, plans d’actions et moyens de réalisation en activités quotidiennes
- Savoir-être
· Rigueur et sens de l’organisation dans la gestion des priorités et des procédures
· Discrétion professionnelle et respect absolu de la confidentialité des informations médicales
· Esprit d’équipe et capacité à fédérer autour d’objectifs communs
· Sens de la communication et aptitude à dialoguer avec des interlocuteurs variés (médecins, soignants, administratifs, usagers)
· Leadership bienveillant et capacité à motiver, accompagner et recadrer les agents
· Réactivité et adaptabilité face aux imprévus et aux évolutions du service
· Capacité d’analyse et de recul pour anticiper les besoins et résoudre les situations complexes
· Diplomatie et maîtrise de soi dans la gestion des tensions ou des situations sensibles
· Esprit d’initiative et force de proposition dans l’amélioration continue des pratiques
Conditions d’accès au poste
Diplôme requis de niveau 6 (Licence) ou 7 (Master) dans les domaines de la gestion, des ressources humaines ou de l’administration publique.
Formation / expérience professionnelle exigée en management de services hospitaliers.
Très bonne connaissance requise du fonctionnement des secrétariats médicaux.
Localisation
Qui sommes-nous ?
Le Centre hospitalier de Châteauroux-le-Blanc, établissement public de santé issu d’une fusion absorption du 1er janvier 2017, appartient au territoire de santé de l’Indre qui regroupe 233 000 habitants.
Avec une capacité d’accueil de 1 112 lits et places, le centre hospitalier est l’établissement de référence de l’Indre et établissement support du groupement hospitalier de territoire de l’Indre.
Le Centre hospitalier de Châteauroux-le-Blanc a une activité très diversifiée et a su, en plus de ses activités de base, développer des pôles d’excellence.
L’ensemble des activités y sont représentées : cardiologie, pneumologie, soins de suite et réadaptation, médecine interne, oncologie, neurologie, gériatrie, anesthésie, réanimation, pharmacie, psychiatrie, gynécologie-obstétrique, pédiatrie et néonatologie, imagerie médicale, urgences, hépato-gastro-entérologie, ophtalmologie, chirurgie (ORL, dentaire, digestive, vasculaire, orthopédique)
IL EST COMPOSÉ DE 6 SITES PRINCIPAUX :
Le site principal situé à Châteauroux
Le site du Blanc
Le site de la psychiatrie adulte sur le lieu dit « Gireugne »
Le Centre Médico Psychologique Pivot (CMP)
Le Centre de Soins de Suite et de Réadaptation (CSSR)
Le site de psychiatrie réadaptation à La Châtre
Sur l’année 2018, il a accueilli plus de 60 000 passages aux urgences, 28 241 patients en hospitalisation complète et prise en charge ambulatoire, et a compté 1433 naissances. Il est siège du SAMU et dispose d’un hélicoptère.
Descriptif du service
Les missions ci-dessous correspondent au périmètre d’intervention des secrétariats médicaux encadrés par le (la) coordinateur(trice).
· Accueillir et informer les patients, les familles et les correspondants médicaux, en présentiel ou par téléphone
· Assurer la gestion administrative des dossiers patients : création, mise à jour, classement et archivage
· Saisir et mettre en forme les comptes rendus médicaux, courriers, certificats et autres documents cliniques
· Planifier les rendez-vous, consultations, examens ou interventions, en lien avec les équipes médicales et paramédicales
· Coordonner la transmission des informations entre les différents services de soins, le plateau technique et les structures externes
· Gérer la facturation et la codification des actes en lien avec le service administratif et le PMSI
· Veiller au respect des règles de confidentialité, de traçabilité et des procédures institutionnelles
· Contribuer à l’amélioration continue de l’organisation du secrétariat et à la qualité de la prise en charge des patients
À propos de l'offre
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· Exposition possible aux risques psychosociaux liés à la charge mentale, à la multiplicité des sollicitations et à la gestion d’équipes
· Confrontation à des situations émotionnellement difficiles dans le cadre hospitalier
· Environnement de travail pouvant présenter un bruit ambiant ou un confort matériel variable selon les locaux
· Risques de fatigue visuelle et troubles musculosquelettiques liés au travail prolongé sur écran et à la posture assise
· Risques organisationnels liés aux interruptions fréquentes, aux priorités changeantes ou aux outils informatiques
· Vigilance constante sur la confidentialité des données patients et le respect du cadre réglementaire
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Vacant à partir du 16/01/2026
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Cadre dirigeant des administrations / services centraux
