Coordinateur technique des manifestations H/F
Référence : 2025-1895174
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Bibliothèque nationale de France (BNF)
- Localisation : Quai François Mauriac, 75013 Paris, France
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels entre 32856 et 48672 € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Rifseep 3
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Ce poste sera rattaché directement au directeur du DMT. Il assurera la communication, la planification et le pilotage des tâches entre les chefs de projet organisateur et l’ensemble des services au sein du DMT.
Le coordinateur prendra en compte la diversité des interlocuteurs internes de la BnF dont certains ont une habitude régulière d’organisation d’événements (Direction du mécénat - DME, Service des manifestations de la Direction du développement culturel et du musée – DCM, Direction des Publics) alors que d'autres n’organisent des événements que ponctuellement et n’ont donc pas de familiarité avec les procédures ou les règles applicables.
Il assure les missions suivantes
Planification et organisation
- Recueillir les besoins des parties prenantes internes.
- Animer une réunion hebdomadaire unique de coordination des évènements et d’évaluation des besoins et ressources nécessaires.
- Mettre en place une procédure de déclaration et de suivi des événements
- Élaborer des plannings détaillés pour les événements, en tenant compte des contraintes (espaces, personnel).
- Proposer une évolution des outils de la BnF pour assurer l’efficacité des plannings et le suivi des événements.
- Solliciter la direction générale en cas de conflit d’usage dans le temps ou l’espace.
- Réserver les ressources nécessaires : lieux, équipements, services externes (sécurité, permanences etc.).et alerter en cas d’impossibilité de ressources nécessaires
Coordination des équipes et des prestataires
- Superviser les équipes internes et les coordonner avec les prestataires externes (techniciens, sécurité, logistique).
- Animer des réunions de coordination avec les différents intervenants et principalement le chef de projet de l’événement.
- Assurer une communication fluide et réactive pour garantir la cohérence des actions.
Gestion opérationnelle sur le terrain
- Superviser la mise en place des dispositifs logistiques (signalétique, accueil, équipements techniques, logistique, sécurité, sureté).
- Résoudre rapidement les imprévus et incidents éventuels.
Suivi et évaluation des événements
- Rédiger des bilans post-événements (feedback des participants, analyse des réussites et axes d'amélioration).
- Assurer le reporting auprès de la direction.
- Optimiser les processus pour les événements futurs.
Profil recherché
Formation
Une formation SSIAP 2 ou 3, régisseur ou planificateur, Bac+3 à Bac+5 en gestion d’événements, communication, management ou logistique ainsi que sur sur les métiers techniques du bâtiment est requise.
Expérience
Une expérience de 3 à 5 ans dans un poste similaire ou dans la gestion de projets complexes est demandée.
Savoirs
Maîtrise des outils de gestion d’événements (logiciels de planning, gestion de projet, CRM).
Connaissance des réglementations en vigueur (sécurité, autorisations administratives).
Connaissance des contraintes liées à la sûreté.
Savoirs-faire
Gestion budgétaire et suivi des coûts.
Connaissances de métiers techniques liés aux événements.
Savoirs-être
Excellentes capacités de communication et de négociation.
Sens du leadership pour mobiliser et motiver les équipes.
Capacité à gérer les conflits et à prendre des décisions rapides sous pression.
Organisation rigoureuse et sens du détail.
Réactivité et capacité à gérer les imprévus.
Polyvalence et capacité d’adaptation à des contextes variés.
Proactivité et anticipation
Rigueur et sens des priorités
Résistance au stress
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 6 Licence/diplômes équivalents
Localisation
Qui sommes-nous ?
La BnF, ce sont sept sites en France et une grande diversité de métiers. Conservateurs, bibliothécaires, artisans d’art, ingénieurs, médiateurs, gestionnaires… tous réunis par une même passion du patrimoine et du service aux publics.
Établissement public sous tutelle du ministère de la Culture, la Bibliothèque nationale de France conserve et met à disposition de tous les publics l’un des fonds documentaires et patrimoniaux les plus riches du monde. Elle a pour mission de collecter, conserver, enrichir et communiquer le patrimoine documentaire national.
Ici, on conserve des livres bien sûr ! Mais les collections françaises, européennes et extra-européennes de la bibliothèque s’étendent des manuscrits jusqu’aux contenus audiovisuels en passant par les partitions de musique, les estampes, la photographie, les monnaies et les médailles, les cartes et les plans, les costumes de spectacles… et bien d’autres trésors encore. Elle gère le dépôt légal institué par François 1er en 1537, intégrant progressivement les nouveaux supports et médias, les objets numériques et le web.
Centre de recherche, d’étude et de culture connecté avec le monde, la BnF est l’héritière des collections royales constituées depuis le Moyen Âge, qui n’ont cessé de s’enrichir et de se diversifier à travers les siècles.
Elle développe des activités de recherche et de diffusion de la connaissance, grâce à l’organisation régulière d’expositions à destination du grand public et de nombreuses manifestations culturelles, conférences, colloques, concerts, sur ses sites et partout en France. Elle anime un réseau de coopération avec d’autres services documentaires en France et participe à différentes formes de coopération internationale.
La BnF accueille tous les publics et encourage chacun à faire le meilleur usage de ses collections, de ses espaces de travail, de lecture, de collaboration, de recherche et de culture. Elle met ses collections et ses solutions technologiques au service des chercheurs et des étudiants, mais aussi des passionnés, des simples curieux ou encore des jeunes publics et des familles.
La diversité des talents et des compétences qui animent au quotidien la Bnf est à l’image de la richesse de ses collections et de la multiplicité de ses ressources techniques et scientifiques.
Descriptif du service
Le Département des moyens techniques de la Bibliothèque nationale de France est en charge d’organiser et de piloter la maintenance, les travaux, les services généraux, la sécurité et la sûreté sur l’ensemble des sites (7 sites, 300.000m²). Il est constitué de plus de 120 agents.
Liaison hiérarchique
Le directeur du département des moyens techniques
Liaisons fonctionnelles
Le coordinateur sera l’interlocuteur privilégié du DMT pour les organisateurs d’événements. Il aura une fonction de contrôle de second niveau vis-à-vis la DCM et de la DME, voire d’appui opérationnel en cas de besoin. Vis-à-vis des autres directions et services, il jouera un rôle d’appui opérationnel et de conseil/pédagogie, en amont des événements et en cours.
À propos de l'offre
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Pour les agents titulaires : il sera fait application des règles de gestion RIFSEEP applicables au sein de l'établissement en tenant compte du corps d'accueil mentionné sur la fiche de poste.
Pour les agents contractuels : la rémunération sera déterminée en prenant en considération, notamment les précédentes fonctions occupées, la qualification requise pour l'exercice de la fonction, la qualification détenue par le candidat ainsi que son expérience professionnelle sur un poste équivalent à celui à pourvoir.
=> Coordinateur technique des manifestations : Rémunération comprise entre 32 856€ et 48 672 € bruts/an
Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le Ministère de la Culture et ses établissements publics s’engagent à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans leurs activités de recrutement. Une cellule d’écoute, d’alerte et de traitement est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l’objet d’une rupture d’égalité de traitement.
Tous les postes du Ministère de la Culture et de ses établissements sont ouverts aux personnes reconnues comme travailleurs handicapés. -
Présence certains soirs et certains week-end
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L.332-1
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Vacant à partir du 01/06/2025
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Chargée / Chargé de coordination et de planification opérationnelle