Coordinateur(trice) accueil évènementiel

Référence : 2024-1621478

  • Fonction publique : Fonction publique de l'État
  • Employeur : Secrétariat général, ministères Transition écologique et Cohésion des territoires, Transition énergétique et Mer
  • Localisation : 246 BOULEVARD SAINT GERMAIN 75007 PARIS
Domaine: Relation à l'usager
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Date limite de candidature : 19/09/2024

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  • Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
  • Expérience souhaitée Non renseigné
  • Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
  • Catégorie Catégorie C (employé)
  • Management Non
  • Télétravail possible Non

Vos missions en quelques mots

En lien étroit avec le chef de pôle et son adjoint, le titulaire participe à la coordination de l'ensemble des missions du pôle, en assurant avec eux un front office vis-à-vis des cabinets ministériels et des services implantés sur le site, sur une plage horaire quotidienne étendue.

Au sein du pôle « accueil, sûreté, sécurité », la coordination accueil événementiel assure plus particulièrement :
-     les meilleures conditions d'accueil possibles des visiteurs
-     la signalétique du site et le fléchage des événements
-     l'aménagement des espaces d'accueil
-     la mise à jour des fiches de procédures, consignes et livrets d'accueil
-     le suivi des prestations d'hôtesses (quotidiennes et événementielles)
-     la gestion des badges visiteurs et des badges du personnel

Le titulaire est placé sous l?autorité du chef du pôle « accueil, sûreté, sécurité ».
Relations internes et externes :
-     visiteurs et personnalités reçues sur le site
-     autorités et agents des cabinets ministériels et des services hébergés
-     pôle « moyens généraux et événementiel » du département SETI4
-     gestionnaires du marché « hôtesses d'accueil » et du bureau des badges (SETI1)
-     prestataire titulaire du marché « hôtesses »
-     service du protocole et des huissiers du bureau des cabinets (BDC)
-     pôle événementiel de la direction de la communication (DICOM)

S'agissant du pôle « accueil, sûreté, sécurité », l'enjeu consiste à exercer ces missions au profit de multiples autorités, dans un contexte à fortes contraintes (délais serrés, plages de travail étendues, protocole, imprévus, manifestations ...), en sachant concilier sécurité et fluidité, efficacité et discrétion.
Particulièrement exigeants en matière de sécurité, attentifs à la qualité de l'accueil de leurs invités, les cabinets ministériels représentent pour le pôle une autorité fonctionnelle directe, à laquelle il convient de s'adapter à chaque remaniement.

Profil recherché

­- Capacité à fédérer les équipes (encadrer la prestation externalisée des hôtesses et la coordonner avec les missions spécifiques des huissiers)
­- Qualités rédactionnelles et expression orale
­- Autonomie, rigueur et réactivité
­- Sens de l'écoute, diplomatie

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Personnes à contacter

  • vincent.goarant@developpement-durable.gouv.fr
  • sonja.tanasijevic@developpement-durable.gouv.fr

Qui sommes-nous ?

Le secrétariat général (SG) rend possible la mise en œuvre des politiques nationales dans le champ de la transition écologique, de la cohésion des territoires et des enjeux maritimes.

Nos missions

Le SG garantit le bon fonctionnement du ministère de la transition écologique et de la cohésion des territoires, du ministère de la transition énergétique et du secrétariat d’État chargé de la mer.

Nos missions s’organisent autour de trois objectifs :

  • Fournir aux ministres et à leur administration les services essentiels à leur fonctionnement quotidien et à la conduite des politiques publiques (ressources humaines, budget, expertise juridique, numérique, communication, action européenne et internationale…)
  • Piloter et animer un grand pôle ministériel à réseau, s’appuyant sur des services déconcentrés régionaux et départementaux et exerçant la tutelle d’un grand nombre d’établissements publics ;
  • Innover et transformer au service d’une action ministérielle plus efficace, plus proche du terrain et orientée vers les résultats.

En savoir plus sur l'employeur

À propos de l'offre

  • Vincent GOARANT, Chef du pôle accueil, sûreté et sécurité des installations - Tél : 01 40 81 38 26
    mél : vincent.goarant@developpement-durable.gouv.fr

    Sonja TANASIJEVIC, Cheffe du département SETI4 - Tél : 01 40 81 30 37
    mél : sonja.tanasijevic@developpement-durable.gouv.fr

    Pôle RH
    Mél : rh.set4@developpement-durable.gouv.fr

  • le groupe RIFSEEP/IFSE : 1 ou 2 selon l'ancienneté
    le numéro de poste RenoiRH: E000024802
    les possibilités de télétravail :

    - Smartphone, ordinateur portable avec accès distant
    - Disponibilité exigée : contraintes horaires ponctuelles liées aux évènementiels et réceptions tardives ou matinales, tuilage quotidien pour couvrir à plusieurs, avec l'encadrement du pôle, une plage de travail étendue (prestation hôtesses : 7h30 ? 21h)

  • Ce poste est ouvert à tout candidat compétent, qu'il soit fonctionnaire ou non. Le recrutement d'un candidat non fonctionnaire se ferait sur le statut de contractuel, a priori pour un contrat de 3 ans (à confirmer avec le recruteur), après constat de l'absence de candidature de fonctionnaire adaptée (fondement juridique : 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique de L'État). A l'issue du contrat de 3 ans, il est envisageable de poursuivre en CDI ou par un autre contrat de 3 ans, sous réserve de l'accord des parties.

  • Vacant à partir du 01/12/2024

  • Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager

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