COORDINATEUR(TRICE)DE SITE DES SECRETARIATS MEDICAUX

Appui et Conseil aux Cadres de Pôles du site Nord

- Remplacement des secrétaires absentes et aide en fonction de la disponibilité du pool

- Conseiller les responsables de pôles et des services, sur l’organisation, les méthodes les outils de

  secrétariats.

- Organisation et participation aux entretiens de recrutement et jurys

- Organisation de la formation des nouvelles secrétaires, en lien avec le CDP

- Conseils aux CDP dans le traitement des dysfonctionnements des secrétariats

- Aide à l’élaboration du plan de formation des secrétaires en lien avec les CDP et la DRH

- Appui aux projets visant à améliorer l’organisation et les méthodes de travail des secrétaires, à la

  demande des CDP

-  Suivi des résultats d’indicateurs des secrétariats et les fiches d’évènements indésirables

-  Participation à la mise en place et à l’actualisation des référentiels techniques et organisationnels

   des secrétariats

- Suivi de la maintenance des équipements et logiciels en lien avec le service informatique et les cadres de santé.

-  Suivi de la mise en place de nouveaux outils et de la formation des secrétaires à ces outils

Gestion du pool des secrétaires remplaçantes et de la frappe dédiée

- Encadrement

- Gestion de planning

- Evaluation annuelle et recensement des souhaits de formation

Encadrement de l’équipe des archivistes  (Gestion des Dossiers Médicaux)

- Gestion de planning

- Evaluation annuelle et recensement des souhaits de formation

- Accompagnement des projets relatifs aux dossiers médicaux sous la responsabilité fonctionnelle

  du DIM.

- Gestion du stock du matériel.

- Suivi de la qualité des pratiques du prestataire extérieur d’archivage

- Gestion des demandes des accès au dossier

- Relations avec le SRU (Service Relation des Usagers) : demandes ARS, plaintes de patients.

- Relations avec la Direction sur la gestion des réquisitions judiciaires en rapport avec la saisie du

  dossier médical

Suppléance de la CSM du site Sud en cas d’absence ou de congés.

 Relations avec les services et correspondants externes

Echange des pratiques et de retours d’expérience sur les secrétariats avec la CSM du site Sud  et d’autres établissements de santé