COORDINATREUR LOGISTIQUE ET EVENEMENTIEL – GARDIEN AUXILIAIRE (H/F)

Placé(e) sous l’autorité du chancelier de l’Institut de France, et par délégation, du directeur des services administratifs le coordinateur(trice) logistique et événementiel – gardien(ne) auxiliaire relève de la responsabilité hiérarchique de l’administratrice générale de la fondation.

Son supérieur hiérarchique direct est l’administrateur de la fondation, qui assure la gestion de son emploi du temps, lui donne les instructions quotidiennes et toutes les directives nécessaires à l’accomplissement de ses missions, réparties entre deux domaines d’activité.

1.    Coordination logistique et participation aux événements

En collaboration étroite avec le gardien, l’intendante et l’adjointe de l’administrateur :
-       Suivi et appui opérationnel à l’organisation des événements :
o   Accompagnement logistique des prestataires visite technique, montage et démontage de salles,
o   Suivi des prestataires,
o   Préparation des espaces mis à disposition (mobilier, propreté, mise en place) et toute aide utile à l’organisation des colloques et autres réunions (en collaboration avec le gardien)
o   Gestion de la technique : installation des salles, gestion des matériels du site, enregistrements sonores en cas de conférence le prévoyant, suivi des prestataires extérieurs ;
o   Participation à l’organisation des pause-café des événements : approvisionnement du buffet, gestion des stocks, préparation des courses ; services lors des événements (en collaboration avec le gardien), tenue du vestiaire,
-       Réception des visiteurs sur rendez-vous,
-       Surveillance étroite des lieux en période d’occupation et notamment lors de la mise en place d’événements de grande ampleur nécessitant l’intervention de nombreux prestataires (ex : tournages, présentation de collection…) ;
-       Suivi des états de lieux d’entrée et de sortie des lieux.

2.    Remplacement du gardien principal pendant ses congés et jours de repos

-       Remplacement du gardien principal pendant ses jours (1 nuit/semaine) et week-end de repos (2 week-ends par mois) et congés annuels (environ 25 jours estivaux) pour ses missions de :

o    Sécurité :
§ Contrôle d’accès de la fondation, en période d’activité ou non, selon les modalités en vigueur (plan Vigipirate, ronde de fin de journée…)
§ Gestion des systèmes de sécurité (incendie et intrusion)
§ Ouverture des volets le matin et fermeture le soir
§ Suivi des équipes de chantier en cas de travaux
§ Tenue du livre de « main courante »

o   L’entretien technique et général :
§ Surveillance du chauffage central et des circuits fluides d’une manière générale
§ Entretien de l’extérieur de l’immeuble (trottoir, cour et abord immédiats du portail), des jardins et terrasses donnant sur le Parc Monceau
§  Participation aux travaux de ménage, en coordination avec l’agent d’entretien, notamment entretien des salons de réception, salles de réunions,