Coordinatrice du Secrétariat de la Direction Générale et des Affaires Générales du groupe hospitalie H/F

- Gestion et coordination des documents en relation avec les directions fonctionnelles ;

- Rédaction et mise en forme de courriers, notes, rapports, convocations, diaporamas en veillant à l’application de la charte graphique du Groupe Hospitalier ;

- Organisation de réunions et préparation des dossiers ;

- Gestion des procédures relevant du secrétariat de la direction générale avec uniformisation sur le Groupe Hospitalier ;

- Organisation de la gestion des différents chronos d’enregistrement (courriers, notes de service, décisions, délégations de signatures …) ;

- Gestion et suivi des organigrammes.

Missions Spécifiques Direction Générale :

- Suivi des dossiers individuels des Directeurs ;

- Gestion et suivi des évaluations des Directeurs ;

- Congés de la Directrice Générale en lien avec les Délégations Territoriales de l’ARS

- Coordination des missions du secrétariat de la Direction Générale avec supervision de l’équipe secrétariat de direction ;

- Organisation et suivi des congés de l’équipe du secrétariat de la Direction Générale.

Missions Spécifiques Relation avec les usagers :

- gestion des plaintes et réclamations (amiable, CCI, juge administratif, civil et pénal) dans le respect de la procédure institutionnelle ;

- Enregistrement et gestion des demandes de communication de dossier médical et suivi de l’envoi des dossiers par les services ;

- Gestion des saisies de dossiers médicaux sur la base de réquisitions des services de police et gendarmerie ;

- Gestion des courriers de remerciements ;

- Réception et orientation des appels téléphoniques ;

- Accueil physique des patients souhaitant communication de leur dossier médical ;

- Classement et Archivage.

Missions Spécifiques Communication :

- Assurer la diffusion des contenus en continuité de la Responsable de la cellule culture et communication : gestion des sites internet et des réseaux sociaux.

- Etre en soutien dans l’alimentation et la gestion des comptes des différents réseaux sociaux ;

- Être en veille sur l’actualité locale, nationale et internationale dans le domaine de la santé.