COORDINATRICE DU SERVICE ACCUEIL/ETAT CIVIL/ELECTION/SECRETARIAT - MAIRIE DE TEMPLEMARS

Référence : O059251008000753

  • Fonction publique : Fonction publique Territoriale
  • Employeur : Communes
  • Localisation : Templemars
Domaine : Relation à l'usager
Postuler sur le site employeur

Date limite de candidature : 07/11/2025

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  • Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
  • Expérience souhaitée Expert
  • Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
  • Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
  • Management Oui
  • Télétravail possible Non

Vos missions en quelques mots

Coordonne les activités du service accueil, état civil, élection et secrétariat

ACTIVITÉS ET TÂCHES PRINCIPALES :

? Organisation des élections
? Participe à l'élaboration et au suivi du budget afférent au service
? Accueil physique et téléphonique du public.
? Renseignement et orientation du public.
? Gestion et affichage d'informations.
? Gestion de l'État civil (naissance, mariage, divorce, décès, PACS, reconnaissance, changement de nom et prénom...).
? Gestion du Répertoire Electorale unique et préparations des élections.
? Administration générale (gestion du courrier, établissement d'arrêté, gestion des mails, mise en page et transmission au contrôle de légalité des délibérations, ...).
? Élaboration des certificats d'hébergement.
? Recensement militaire.
? Gestion des plannings des différentes salles de la commune.
? Gestion du cimetière communal avec son logiciel

ACTIVITÉS ET TÂCHES ANNEXES :

? Elaboration des registres des délibérations et gestion avec le prestataire pour les reliures
? Engagement et mandatement des dépenses du service administration générale et enfance/jeunesse).
? Gestion des archives communales en collaboration avec le Centre de Gestion.
? Gestion des commandes de toners pour les photocopieurs de la collectivité
? Elaboration et suivi des demandes de médailles du travail des agents de la collectivité
? Inscription des agents en formation
? Gestion du stock du matériel bureautique

Profil recherché

? Savoirs :

Techniques d'accueil, règles de communication, de régulation, de médiation et négociation, secrétariat, de classement de documents, recherche d'informations.
Directives et procédures d'instruction des dossiers (administratifs, état civil).
Fonctionnement du standard téléphonique, des logiciels bureautique, d'internet.
Procédures de transmission des demandes.
Droits et obligations des usagers / des fonctionnaires.
Connaissance approfondie en Etat-Civil et dans le domaine funéraire

? Savoir-Être :

Être organisé, dynamique.
Qualité relationnelle et d'écoute importante.
Être efficace, réactif.
Bonne tolérance aux différents stress.
Adapter son intervention aux différents publics, en gardant une neutralité.
Savoir gérer les différentes situations de stress et réguler les tensions.

? Savoir-Faire :
Accueillir le public avec amabilité.
Savoir prendre des messages.
Savoir reformuler les demandes.
Favoriser l'expression de la demande.
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques.
Appliquer les règles de communication et de protocole.
Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible pour tous.
Réagir avec pertinence aux situations d'urgence.
Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
Savoir gérer un planning de réservation.
Savoir orienter vers les personnes et services compétents.
Savoir renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité.
Diffuser des informations ou des documents par la voie de l'affichage ou au sein des services.
Savoir rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations.

À propos de l'offre

  • ADRESSER CV + LETTRE DE MOTIVATION A
    Monsieur le Maire de Templemars
    101, rue Jules Guesde
    59175 TEMPLEMARS

  • Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur principal de 2ème classe

  • Art. L331-7 du code général de la fonction publique (recrutement dérogatoire des candidats reconnus travailleurs handicapés) - Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

  • Vacant à partir du 01/12/2025

  • Responsable du service population

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