Coordonnateur administratif au pôle architecture et patrimoines site de Clermont-Ferrand

Le titulaire du poste sera chargé des missions suivantes
1- Gestion administrative des recours contre les avis des ABF en lien étroit avec les UDAP :
- assurer la réception et l’enregistrement des recours sur le réseau partagé ;
- vérifier la recevabilité et la complétude des dossiers ;
- transmettre les recours au responsable de la coordination, au directeur de pôle et à l’UDAP concernée ;
- en lien étroit avec le responsable de la coordination administrative, chargé de l’analyse des dossiers, préparer et envoyer les accusés de réception et organiser la réunion de la commission régionale du patrimoine et de l’architecture (CRPA section 2), chargée d’examiner les recours des maires et assurer la gestion administrative des suites de cette réunion ;
- mettre à jour des documents supports mis à la disposition des UDAP ;
- assurer le lien avec le SG, chargé des recours contentieux ;
- établir le bilan annuel à communiquer aux UDAP.
2- Gestion administrative du processus de création, modification, révision des périmètres délimités des abords (PDA), en lien étroit avec les UDAP :
- préparer les arrêtés de création sur la base des informations transmises par les UDAP ainsi que les courriers de notification aux collectivités, et s’assurer de la réalisation conforme du plan, en lien avec la cartographe de la DRAC ;
- transmettre au (SGAR) afin que celui-ci puisse les mettre à la signature du préfèt de région et gérer le suivi administratif après cette signature ;
- publier les documents au RAA régional ;
-envoyer les documents aux collectivités et UDAP concernées ;
- mettre à jour des documents supports mis à la disposition des UDAP (tableau décrivant les étapes de la procédure, modèles de courriers, de délibérations, documents d’information autres) la réponse aux questions des UDAP, la recherche de bonnes pratiques ou d’exemples à diffuser…, l’objectif étant de faciliter le travail des services tout en garantissant le respect des procédures ;
- mettre à jour du tableau annuel de suivi à communiquer à l’administration centrale.
3- Missions de secrétariat :
Secrétariat du pôle :
- organiser et assurer le secrétariat des réunions du pôle ;
- organiser en tant que de besoin, et en fonction de l’agenda partagé, les bilatérales entre le directeur et les services, des réunions de chefs de services et autres réunions associant les services, la direction du pôle et des partenaires extérieurs le cas échéant ;
- suivre les arrêtés de nomination des ABFen tant que conservateurs des MH Etat ;
- participer au traitement des commandes émises par le secrétariat de direction (suivi et correction des courriers).
Secrétariat du directeur du pôle :
- gestion de l’agenda, en liaison avec le secrétariat de direction ;
- organisation de réunions (présentiel et visio), rendez-vous et déplacements ;
- en tant que de besoin, rédaction ou mise en forme de courriers ;
- enregistrement sur le réseau et archivage de courriers et autres documents.