COORDONNATEUR DES SECRETARIATS MEDICAUX
Référence : 2025-2109640
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
-
Employeur :
Centre Hospitalier de Calais
Centre Hospitalier de Calais - Localisation : CHC CALAIS
Partager la page
Veuillez pour partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Débutant
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels selon grille statutaire € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Définition de la fonction :
Dans un contexte de changements profonds du métier et d’un accompagnement ANAP identifié pour
l’établissement, le coordonnateur des secrétariats médicaux aura pour mission de planifier, organiser et piloter
les activités des secrétariats médicaux en animant une équipe de professionnels et en veillant à l’efficacité et à
la qualité des prestations fournies.
Description des missions :
- Accueil, encadrement et formation des étudiants et des stagiaires
- Contrôle et suivi de la qualité des prestations dans son domaine d’activité
- Réaliser le planning de poste des AMA en contribuant à l’équilibre de la charge de travail
- Veiller à la cohésion des équipes
- Gérer les conflits éventuels
- Assurer l’entretien annuel d’évaluation et fixer les objectifs professionnels
Gérer l’absentéisme - Allouer et optimiser les ressources humaines et matérielles au regard des priorités et de la variation de
l’activité - Assurer un suivi des indicateurs qualité (frappe des courriers, gestion des appels téléphoniques)
- Assurer un suivi des indicateurs plus général avec la mise en place d’un tableau de bord suivi
régulièrement - Participer à des réunions et groupes de travail institutionnels
- Traitement des dysfonctionnements
- Être un acteur dans le développement du DPI, en tant qu’interlocuteur entre le corps médical et le service
informatique - Accompagner, en lien avec la Direction de l’établissement, la transformation du métier de secrétaire, dans un contexte de déploiement de nouveaux outils informatiques et d’un accompagnement de l’ANAP (Agence nationale d’appui à la performance)
Pré requis obligatoires pour exercer :
- Communication / relations interpersonnelles
- Evaluation de la charge de travail
- Gestion administrative
- Management
- Organisation et fonctionnement interne de l’établissement
Stratégie et organisation - Maitrise des outils informatiques (WORD, EXCEL, POWER POINT, SILLAGE), GESTION DES RV, PTAH
Organisation du poste :
Le coordonnateur des secrétariats médicaux est rattaché hiérarchiquement au Directeur des Ressources Humaines, à qui il rendra compte de manière régulière.
Relations professionnelles :
- Avec tous les acteurs médicaux et paramédicaux.
- Avec la direction pour la gestion des ressources humaines et matérielles
- Avec le bureau des admissions, le service informatique, le DIM pour le traitement des données
administratives - Avec les cadres supérieurs de santé pour un bon fonctionnement quotidien des organisations
Savoir-faire :
- Manager une équipe administrative
- Manager des projets
- Concevoir et mettre en œuvre des changements organisationnels
- Concevoir, piloter et évaluer un projet relevant de son domaine
- Fixer les objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles
- Piloter, animer, communiquer et motiver une ou plusieurs équipes
- Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources
- Conduite et accompagnement au changement
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
La ville de Calais, 80 000 habitants, représente la 4e ville de l’ex-région Nord-Pas de Calais. Carrefour européen, la ville se situe à 30 minutes de Lille en TERGV, 1h30 de Paris en TGV, 1h30 de Londres en Eurostar, 2h de Bruxelles par la route. La bassin d’emploi compte 165 000 habitants tandis que le littoral et le parc naturel des deux caps offrent un cadre de vie agréable pour les familles.
Le Centre Hospitalier de Calais, certifié niveau A par la Haute Autorité en Santé, offre des soins de qualité reconnue dans les domaines de la médecine, de la chirurgie, de l’obstétrique, des soins de suite, de la santé mentale et de l’accompagnement des personnes âgées.
Etablissement innovant, il procède à des investissements de référence, tels que l’embryoscope dans le domaine de l’Assistance Médicale à la Procréation, une colonne 4K en chirurgie gynécologique ou la plateforme d’échanges et de partages PREDICE, en lien avec l’ARS, le Conseil Régional des Hauts de France et le FEDER. Il investit également dans la formation des futurs professionnels, en accueillant 40 internes chaque semestre, et près de 200 élèves IDE, kiné ou sages-femmes, chaque année. Partenaire des soins pour le territoire du Calaisis et référent sur des filières spécialisées (AVC, cancérologie, gynécologie, maternité), il participe au GHTde la Côte d’Opale et articule ses activités avec de nombreux acteurs de santé du Littoral. Le CH compte 200 médecins et 1900 professionnels non médicaux.
À propos de l'offre
-
Compétences requises :
- Maitriser les techniques de secrétariat
- Maitriser le vocabulaire médical
- Connaitre les différents logiciels (WORD, EXCEL, POWER POINT, SILLAGE), GESTION DES RV, PTAH
- Management
Comportements professionnels souhaités / Qualités requises :
- Sens du relationnel – Ecoute – Patience- Empathie
- Sens de l’observation – Initiatives-Responsabilité
- Esprit d’équipe
- Autonomie
- Dynamisme et réactivité
- Positionnement adapté
- Confidentialité
- Discrétion professionnelle
Formations et informations générales :
- Le règlement intérieur
- Procédure de la fiche d’événement indésirable
- Protocoles, consignes, notes de services, notes d’information, consultation boîte mail.
-
Vacant à partir du 01/01/2026
-
Secrétaire médicale / Secrétaire médical
