Coordonnateur/trice administratif/tive des formations H/F
Référence : 2024-1785662
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Ecole Nationale Supérieure d'Arts et Métiers (ENSAM)
ENSAM - Localisation : Campus d'Aix-en-Provence - 2, cours des Arts et Métiers, 13617 Aix-en-Provence
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Activités principales
Coordonner les activités administratives dans le respect des délais et des conditions fixées par le règlement pédagogique en lien avec la responsable du service
· Assurer la coordination des tâches administratives et veiller au bon déroulement des opérations pour garantir la qualité et la continuité du service rendu aux usagers ;
· Préparer et coordonner les rentrées des différentes formations pour garantir leur bon déroulement ;
· Coordonner l’organisation des sessions d’examens et surveillances ;
· Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la ligne métier ;
· Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques ;
· Assurer une mutualisation efficiente des ressources scolarité pour l’ensemble des formations (PIS, PGE, MS)
Contribuer à l'ensemble des opérations courantes de scolarité
· Construire, avec le correspondant PGE, le directeur des études PIS et les responsables des mastères spécialisés la planification des formations en tenant compte des différentes contraintes : respect du calendrier universitaire, des différentes maquettes pédagogiques d’enseignement, des disponibilités des enseignants contractuels et vacataires, des différents types de salles (via l’outil de gestion de la scolarité AURION) ;
· Organiser et répartir le travail de saisie de la planification ;
· Saisir et mettre à jour le calendrier pédagogique des formations ;
· Préparer les listes des étudiants et constituer les groupes ;
· Participer aux recrutements, aux inscriptions et au suivi administratif et pédagogique des étudiants/stagiaires ;
· Participer à la saisie des emplois du temps ;
· Participer à la gestion des vacataires et assurer la gestion des heures de service des enseignants ;
· Contribuer à l’accueil et à l’information des étudiants, des enseignants et des interlocuteurs extérieurs ;
Profil recherché
Profil souhaité / Compétences requises
Ce poste est fait pour vous si :
Nos recrutements sont fondés sur les compétences, sans distinction d’origine, d’âge, ou de genre et tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
Savoirs :
- Vous maîtrisez les outils de bureautique du pack office et notamment Excel ;
- Vous connaissez le logiciel AURION ou son équivalent et l’application LISE ou avez la capacité à vous former rapidement (gestion des étudiants - gestion de l’emploi du temps - gestion des inscriptions administratives – requêtes) ;
- Vous avez des qualités rédactionnelles et maitrisez les techniques de gestion administrative ;
- Vous connaissez l’organisation et le fonctionnement de l’enseignement supérieur, ainsi que les procédures générales de la formation initiale et la règlementation pédagogique ;
- La qualité de vie au travail est un élément important et vous souhaitez vous impliquer dans la vie du campus (Instances, évènements : journée porte ouverte, remise des diplômes, etc…).
Savoir être :
- Doté(e) de bonnes capacités relationnelles, vous savez travailler en équipe et faites preuve de leadership ;
- Vous êtes motivé(e) et dynamique ;
- Vous êtes organisé(e), méthodique et respectez les procédures ; vous savez anticiper et respecter les délais ;
- Vous savez prendre des initiatives et rendre compte à vos responsables ;
- Vous avez le sens des priorités et faites preuve de réactivité et d’adaptabilité.
Informations complémentaires
- Déplacements : non
- Types d’expériences requises : confirmé dans un poste similaire
- Niveau d’études : BAC+3 de préférence en gestion administrative, management, ou tout autre domaine pertinent
- Compétences linguistiques : Anglais niveau B1 (niveau intermédiaire)
- Localisation :
- Campus d’Aix-en-Provence
- Poste disponible à partir de : Janvier 2025
- Unité d’affectation : Scolarité
- Emploi de catégorie : A (ASI minimum)
- Type de contrat : Poste ouvert aux titulaires et contractuels
- Durée du contrat (si détachement ou contractuels) : 1 an
- Quotité de travail : Temps plein
- Rémunération : selon expérience
- Télétravail : après 3 mois d’ancienneté, jusqu’à 2 jours par semaine
- Rattachement poste-type : Coordonnateur administratif des formations
- Management fonctionnel : oui
Candidature :
CV et lettre de motivation à envoyer par mail à
ai-ressources-humaines@ensam.eu
sonia.zakine@ensam.eu
Éléments de candidature
Personnes à contacter
- ai-ressources-humaines@ensam.eu
- sonia.zakine@ensam.eu
Qui sommes-nous ?
Depuis sa création en 1780, l’Ecole Nationale Supérieure Arts et Métiers s’attache à répondre aux défis industriels et aux enjeux sociétaux, en constante évolution.
Etablissement public scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) sous tutelle unique du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche, il est composé de huit campus et de trois instituts répartis sur le territoire.
Sa première mission : Former des ingénieurs capables de concevoir des produits et systèmes respectueux de l’environnement, mais aussi de contrôler une organisation industrielle en maîtrisant les risques et les coûts.
Descriptif du service
Environnement du poste et missions
Le service scolarité a en charge la gestion des différentes formations : initiale, continue, et par alternance (PGE : Programme Grandes Ecoles, PIS : Programme d’Ingénieurs Spécialisés, Mastères Spécialisés).
Au sein du service scolarité, composé d’une responsable et de 7 agents (5 gestionnaires de scolarité et 2 agents chargés des relations internationales), le/la coordonnateur(trice) administratif(tive) a pour mission d’assurer la gestion opérationnelle des activités de la scolarité. Adjoint(e) de la responsable de scolarité, il/elle supervise et coordonne les activités administratives des gestionnaires et contribue lui/elle-même à la gestion administrative des affaires courantes du service.
Le/La coordonnateur(trice) administratif(tive) des formations est placé(e) sous la responsabilité hiérarchique de la responsable de scolarité du Campus d’Aix-en-Provence.
À propos de l'offre
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Les avantages ENSAM :
- Participation aux frais de transports en commun ;
- Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail ;
- Selon votre rythme de travail, jusqu’à 50 jours de congés ;
- Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois ;
- Des offres loisirs, sport et convivialité pour les adhérents de l’Amicale ;
- L’établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique) ;
- Accès au parking de l’Ecole.
Vos données personnelles
L’ENSAM traite vos données personnelles en conformité avec le RGPD et la loi informatique et libertés.
Ce traitement s’effectue aux fins de gestion de votre candidature et d’évaluation de vos compétences au regard du poste/du stage pour lequel vous candidatez.
Pour tout exercice de droits sur vos données personnelles, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données de l’ENSAM à l’adresse dpo@ensam.eu
Pour connaitre de manière exhaustive les données collectées par l’ENSAM et les modalités de traitement de vos données, vous pouvez consulter la politique de protection des données personnelles de l’ENSAM y afférente ICI.
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Vacant à partir du 01/01/2025
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Gestionnaire de scolarité
