DDETS 45 - COORDONNATEUR BUDGETAIRE ET COMPTABLE

1. Repérage et suivi du volume de conventions à réaliser

- Analyse des besoins contractuels : Identifier les opérateurs nécessitant une convention ou un avenant, en lien avec les équipes internes.
- Élaboration d’un tableau de bord de suivi : Mettre en place et tenir à jour un outil (tableur ou logiciel dédié) permettant de recenser :
* les conventions à rédiger,
* leur état d’avancement (en cours, en attente de validation, signé, etc.),
* les échéances à respecter.
- Veille sur les échéances : Anticiper les délais pour éviter tout retard dans la contractualisation.
2. Finalisation des conventions et avenants à partir d’un modèle

- Utilisation de trames types : S’appuyer sur des modèles validés juridiquement pour rédiger les conventions et avenants.
- Adaptation aux spécificités de chaque opérateur : Renseigner les éléments variables (durées, montants, missions spécifiques, interlocuteurs, etc.), tout en veillant à la cohérence et à la conformité du document.
- Collaboration avec les services concernés : Solliciter les informations nécessaires auprès des chargés de mission, référents techniques ou services supports pour finaliser les documents.
3. Suivi du circuit de validation et de signature

- Organisation du circuit des parapheurs : Déterminer les étapes de validation internes et externes (opérateurs, Contrôle budgétaire, direction/préfète, ).
- Transmission des documents : Envoyer les documents aux bonnes personnes dans le bon ordre.
- Relances et suivi des retours :
* S’assurer du respect des délais de signature,
* Relancer les destinataires en cas de retard ou d’absence de réponse,
* Vérifier la réception et l’archivage des versions signées.
-Archivage et traçabilité : Classer et enregistrer l’ensemble des documents signés dans les outils de veille documentaire dédiés.