DDETSPP08 - Chargée/Chargé d'accueil, de gestion du courrier et de la logistique

Catégorie statutaire : C
Corps : ADJOINT ADMINISTRATIF
Groupe RIFSEEP : C1
Vos activités principales :
Rattaché au secrétariat général commun, au bureau logistique, bâtiments et usagers en directions départementales interministérielles (DDI), votre mission consiste à mettre en œuvre les moyens nécessaires pour assurer les différentes tâches relatives à l’accueil relevant de ce pôle.
À ce titre, vous assurez :
– l’accueil physique et téléphonique de la direction départementale de l’emploi, du travail, des solidarités et protection des populations (DDETSPP), le tri du courrier arrivant de la préfecture et de La Poste et partant de la DDETSPP ;
– la suppléance de l’accueil de la direction départementale des territoires (DDT) si besoin,  le tri du courrier arrivant de la préfecture et de La Poste et partant de la DDT ;
– la commande, la réception, la distribution et la gestion des stocks des consommables courants : fournitures de bureau, papier et toners des photocopieurs  ;
– la mise à jour du document des procédures et matériels techniques relatives aux bâtiments ;
– l’inventaire du mobilier.
Dans le cadre du suivi du bâtiment, en l’absence de votre collègue, vous :
– vous recensez les travaux et dysfonctionnements liés au bâtiment et demandez les devis nécessaires ;
– vous supervisez les prestataires externes, contrôlez la bonne exécution de leur intervention – vous assurez la mise en application des contrats des marchés ministériels et régionaux (suivi des travaux préventifs et correctifs, mise en conformité des installations, suivi des contrôles réglementaires, tenue du registre unique de sécurité) ;
– vous initiez et suivez les contrôles réglementaires, faites établir les devis pour remédier aux non-conformités ;
– vous renseignez un tableau de bord des travaux et interventions réalisés au sein de l’entité ;
– vous travaillez dans le respect des règles d’hygiène et de sécurité (rédaction et respect des plans de prévention, fiches de travaux, compléter le registre unique de sécurité du site…) .
- vous participez à la mise à jour des fiches de procédures.
Votre environnement professionnel :
- Activités du service
Le bureau logistique, des bâtiments et des usagers est chargé de mettre en œuvre les moyens nécessaires pour assurer l’appui logistique aux différentes activités des directions départementales interministérielles (DDI) et d’assurer le service aux usagers.
- Composition et effectifs du service
Le bureau logistique, des bâtiments et des usagers est composé de 22 agents et d’une cheffe de bureau.
- Liaisons hiérarchiques
Le directeur du secrétariat général commun,
La directrice adjointe du secrétariat général commun,
La cheffe du bureau de la logistique, des bâtiments et des usagers,
L’adjoint à la cheffe de bureau en DDI
- Liaisons fonctionnelles
Les directeurs départementaux interministériels, autorités fonctionnelles, les agents de l’entité, les prestataires extérieurs.