DDP ASSISTANT DE DIRECTION
Référence : 2025-1991932
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université Toulouse Capitole
- Localisation : 2 Rue du Doyen Gabriel Marty 31000 Toulouse
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 1801 € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Assistance de la directrice
Tâches administratives transversale au service
Tâches administratives liées aux opérations immobilières
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Assistance à la directrice du Patrimoine
- Gérer l’agenda de la directrice du patrimoine (et du futur directeur adjoint en cours de recrutement), planifier et organiser les réunions en interne et en externe
- organiser et faire les comptes rendus des réunions mensuelles de l’encadrement de la Direction.
- assister la directrice dans la préparation des dossiers à présenter pour validation aux instances (Conseil d’Administration, Conseil d’engagement immobilier, F3SCT…)
- Gérer le courrier arrivé de la direction : enregistrer, répartir, classer tous les documents (courriers, rapports, enquêtes…)
- Diffuser les informations et faire l’interface auprès des responsables de pôles et des assistantes administratives des pôles.
- Organiser le classement des documents : proposer une nouvelle organisation du serveur partagé de la Direction, archiver les dossiers
- assurer les missions de correspondant archive pour la direction
Communication interne à l’Université
Participer à la communication interne sur les opérations et actions de la DDP : proposition d’articles pour l’intranet, les newsletter, organisation de visites thématiques ou autres actions de communication interne
Organisation d’évènements internes à la DDP
Proposition et organisation d’évènements internes à la DDP permettant de développer la cohésion d’équipe : journées de séminaire, repas collectifs, etc…
Taches administratives liées aux opérations immobilières
- Suivre au niveau administratif les demandes d’autorisation d’urbanisme auprès des services de l’urbanisme.
- Informer les chefs de projets des suites à donner à chaque stade de l’examen du dossier.
- Suivre au niveau administratif les contentieux immobiliers
Profil recherché
§ Les savoirs :
- Maîtrise des logiciels bureautiques, messagerie, agenda électronique
- Connaissance du fonctionnement d’un établissement d’enseignement supérieur
- Connaissance des aspects budgétaires d’un établissement public de l’Etat
- Connaissance des procédures de commande publique et particulièrement de marchés de travaux
§ Les savoir-faire :
- Savoir planifier son travail en fonction des priorités
- Savoir communiquer efficacement
- Bien maîtriser les échéances
- Capacité d’analyse des dossiers
- Maîtriser le classement et l’archivage
§ Les savoir-être :
- Capacité à travailler en équipe
- Capacité d’adaptation et de réactivité
- Sens de l’initiative et propositions
- Savoir rendre des comptes
- Discrétion
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Issue d’une longue tradition universitaire, l’Université Toulouse Capitole est devenue au premier janvier 2023 un Établissement public expérimental.
Ce nouvel établissement regroupe, à ce jour, les composantes suivantes : Faculté de droit et science politique, Toulouse School of Management, Faculté d'Administration et Communication, Faculté d'informatique, IUT de Rodez, et deux établissements composants : Toulouse School of Economics et Sciences po Toulouse.
Avec près de 20 000 étudiants, ses 700 enseignants-chercheurs et 600 personnels administratifs contribuent à son rayonnement.
Son ambition : créer un pôle de recherche pluridisciplinaire et international, développer des partenariats locaux et internationaux, promouvoir l’innovation pédagogique et favoriser l’attractivité du site universitaire toulousain.
Son patrimoine immobilier est réparti sur trois campus :
• Toulouse centre-ville
• Montauban (site mis à disposition du CD 82)
• Rodez Quartier Saint Eloi
Bénéficiaire de la dévolution du patrimoine depuis 2011, l’université est propriétaire d’environ 100 000m². Son patrimoine est varié et riche, allant de bâtiments classiques du XIXe siècle à des œuvres contemporaines remarquables, en passant par du patrimoine industriel ou brutaliste des années 70.
Descriptif du service
La direction du patrimoine joue un rôle majeur pour l’université. Elle assure la maîtrise d’ouvrage pour l’ensemble des opérations immobilières de l’université, ainsi que la maintenance préventive et curative et son fonctionnement logistique quotidien. La direction comporte une soixantaine d’agents et est composée d’un pôle logistique et maintenance, d’un pôle maîtrise d’ouvrage, d’un atelier de reprographie et d’une cellule stratégie, énergie et données patrimoniales.
À propos de l'offre
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Poste de catégorie C
Ouvert aux personnels contractuels uniquement.
Le contrat est à durée déterminée, de droit public, à temps complet, jusqu’au 31 août 2026, renouvelable sous conditions.
Rémunération : 1 801 € bruts mensuels (par référence au 1er échelon du corps des Adjoints Techniques de Recherche et Formation.)
Date de prise de fonctions : 01/09/2025La candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) sera envoyée par courriel avant le 18/08/2025 à la Direction des Ressources Humaines, à l’adresse : utcapitolerecrute@ut-capitole.fr en indiquant le titre du poste dans l’objet.
- 41 jours de congés + 15 jours de RTT
- Compte Epargne Temps
- Aménagement du temps de travail possible
- Télétravail possible
- Forfait télétravail
- Prise en charge partielle des frais de transport
- Forfait mobilité durable
- Forfait mutuelle -
Vacant à partir du 18/08/2025
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Assistante / Assistant de direction
