DDPN39-Gestionnaire polyvalent de gestion administrative

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :
Gestion de proximité des personnels (absentéisme médical, suivi médical statutaire et de prévention, saisie des actes de la vie administrative dans le logiciel de suivi, tenue des dossiers individuels au niveau local). Traitement du courrier administratif à l’enregistrement arrivée et départ sur le logiciel spécialisé (ALICE)
Organise, distribue et transmet le courrier au quotidien
Réalisation et diffusion de la synthèse journalière
Finalisation et diffusion des notes de service
Gestion de proximité des personnels (absentéisme médical, saisi des actes de la vie administrative dans le logiciel de suivi, tenue des dossiers individuels au niveau local) via le logiciel DIALOGUE
En l’absence du chef du secrétariat, assurer le relais avec le Bureau finances et affaires immobilières de la DDPN (Direction Départementale de la Police Nationale) du Jura et le suivi logistique avec les interlocuteurs au SGAMI.
Centralise et assure la transmission des statistiques chaque mois à la DDPN du Jura.
Gestion des frais de mission et de stages
Ponctuellement :
Transmission des vœux
Logistique et participation à l’organisation de cérémonies et/ou réceptions.

Activités du service :
SECRETARIAT GENERAL :
Ressources humaines (logiciel DIALOGUE – exécution de la fiabilisation) (dossiers individuels des agents, gestion de leur carrière, notations, avancements, changements de situations familiales, défenses en justice, suivi médical, etc...),
Traitement du courrier à l’arrivée et départ (logiciel ALICE).
Réalisation et diffusion de la synthèse journalière. Secrétariat du chef de service ainsi que la circulation des notes de service et diverses instructions en faisant procéder à l'alimentation du site Intranet départemental. Tenue des dossiers individuels au niveau de la circonscription . Alimentation et la remontée des différents états, statistiques et autres demandes (RESSOURCES, PREVU…) au niveau local et national sous couvert de la DDPN du Jura
Assure la gestion du budget de fonctionnement du service sous la tutelle de la DDPN.
Gestion des réservistes (établissement ordre de rappel et états des services faits) en vue du règlement de leurs vacations.
Assure le suivi logistique (immobilier, autres matériels, travaux…)
GEOPOL : gestion du temps de travail et des absences du personnel

Composition et effectifs du service :
La CPN Dole compte un total de 69 effectifs.
Le secrétariat général est composé de 3 agents administratifs dont 1 de catégorie B et 2 de catégorie C dont 1 à 80 %

Liaisons hiérarchiques :

Chef de service

Liaisons fonctionnelles :

La DDPN du Jura et différentes autorités (Tribunal Judiciaire, Gendarmerie, Préfecture, Sous-Préfecture, Mairie, DNSP, SGAMI Metz et la délégation régionale de DIJON) ainsi que fournisseurs et entrepreneurs.